ขอปรึกษาถึงวิธีการให้ Performance review กับพนักงาน (ทำยังไงไม่ให้ผิดใจกัน)

ขอให้คำแนะนำเทคนิคในการสร้าง Powerful Feedback เพื่อให้พนักงานฮึกเหิม ไม่ใช่หดหู่ หลังได้รับผลการประเมินการปฏิบัติงาน ตามแนวทาง A E I O U ดังนี้ค่ะ

A - Appreciate and Recognition เริ่มต้นบทสนทนาด้วยการสร้างความรู้สึกเชิงบวก นั่นคือการกล่าวชื่นชม ขอบคุณ สิ่งที่เขาทำงานมากับเรา ชมเชยและให้คุณค่ากับงานของเขาและตัวเขา สื่อสารว่างานของเขานั้นมีความสำคัญกับองค์การขนาดไหน รวมทั้งตัวเขานั้นมีส่วนทำให้ทีมประสบความสำเร็จได้อย่างไร เทคนิค A & E นี้จะสร้างบรรยากาศเริ่มต้นที่ดี ปรับอารมณ์ทั้งผู้พูดและผู้ฟังให้เกิดความเป็นมิตรกันค่ะ

E - Event Support เมื่อเราปูพื้นมาดี ก็ไปต่อที่การนำสถานการณ์ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ในช่วงเวลาทำงานร่วมกันมายกตัวอย่างให้เห็นภาพ และสร้างอารมณ์คล้อยตามค่ะ นั่นคือ Event Support ช่วงเวลาที่ผ่านมา ที่ทำงานด้วยกัน ลูกน้องได้ช่วยงานอะไรสำเร็จบ้าง หรือสร้างวีรกรรมที่จดจำไว้บ้าง เป็นต้นว่า " พี่จำได้ ตอนนั้นพี่ให้เป้ไปช่วยซ่อมเครืองจักรไลน์ C ในขณะที่พี่ติดงานไลน์ A อยู่ ทั้งไลน์ผลิตรองานของเรา เพื่อให้เครื่อง run ต่อไปได้ แล้วแกก็ทำได้ในเวลา 50 นาที มันเยียมมากเลย ! " หรือ " ตอนที่ Audit มาแล้วพี่ติดประชุมกับผู้บริหารอยู่ พี่จำได้ว่าแป๋มตอบข้อซักถามต่างๆ เกี่ยวกับฝึกอบรมประจำปีและจัดส่งเอกสารการตรวจสุขภาพเพื่อให้เขาตรวจได้อย่างรวดเร็ว ทำให้เราผ่าน Audit ครั้งนั้นมาอย่างฉลุย เรานี่ เยี่ยมมาก ไว้ใจได้เลย" เชื่อมั้ยคะ ว่าลูกน้องได้ยินอย่างนี้ จะประทับใจมาก ว่าลูกพี่ยังจดจำสิ่งที่เกิดขึ้นได้ สร้างให้เกิดความผูกพันกันยิ่งขึ้นเลยนะคะ

I - Improvement Request และแน่นอนค่ะ เรามีเรื่องที่อยากให้ลูกน้องปรับปรุง พัฒนา แก้ไข  เราก็เข้าสู่ประเด็นเลยว่า เรามีความต้องการให้เขาปรับปรุง พัฒนาทางด้านไหน และสิ่งที่ปรับปรุงนี้จะเป็นประโยชน์กับตัวเขาและคุณอย่างไร ยกตัวอย่างประโยคนะคะ 
" อย่างหนึ่งที่พี่คิดว่า แกปรับปรุงแล้วจะไปได้ไกลกว่านี้นะเป้ คือเรื่องที่ทำงานเสร็จให้ทันตามที่กำหนด เพราะที่ผ่านมาจะส่ง monthly report พี่ช้าตลอด ทำให้พี่ที่รอข้อมูลแกไปรายงานต่อ ทำงานต่อไม่ได้ ถ้าแกปรับปรุงตรงนี้ พี่จะโอเคเลย" หรือ " พี่คิดว่าสิ่งที่แแป๋ม สามารถทำได้ดีกว่านี้ หากลองพยายามคือ การควบคุมอารมณ์ เวลาที่พนักงานเข้ามาติดต่องานในเวลาเดียวกัน และมีเรื่องจุกจิกให้เราตอบคำถาม คือหน้าตาจะออกมากว่าอารมณ์ไม่โอแล้ว พี่ก็สังเกตอยู่หลายครั้ง ถ้าเราลองปรับความคิดว่า พนักงานคือ Internal Customer เขาคือคนที่ต้องการความช่วยเหลือ ลองเอาใจเขามาใส่ใจเรา แล้วจะรู้ว่าทุกคนก็ต้องการการปฏิบัติที่ดีต่อกัน" ลักษณะน้ำเสียงที่ใช้ แววตา และภาษากายต้องแสดงออกว่า เราใส่ใจในจุดนี้ และคิดว่า มันมีทางปรับไปสู่สิ่งที่ดีกว่าได้ คนฟังรับรู้ได้ว่าเราส่งสารด้วยความหวังดี

O - Open for reflection มาถึงขั้นตอน ที่วัดกึ๋นความกล้าของหัวหน้าแล้ว นั่นคือการเปิดโอกาสให้เกิดการสะท้อนกลับ ในการทำงานของเรา การปฏิบัติของเราที่มีต่อลูกน้อง ในช่วงเวลาที่ผ่านมา สร้างการสื่อวารเป็นสองทางนะคะ เราจะได้ทราบว่า ที่ผ่านมาพนักงานรู้สึกอย่างไร หรือในบางมุมมองที่เราอาจไม่ทราบ เขาอาจอยากอธิบายให้หัวหน้าฟังได้ว่าด้วยเหตุผลใด เขาจึงคิดอย่างนั้น การที่หัวหน้าแจ้งผลการประเมินโดยไม่เปิดโอกาสให้มีการซักถาม หรืออธิบาย เหตุผลใดเลยก็ตาม นั่นเท่ากับคุณตอกตะปูฝาโลงลูกน้อง ไม่ให้มีสิทธิ์มีเสียง หรือฆ่าเวลาเขาทางอ้อม ในการให้เขาทำงานให้คุณ โดยไม่เห็นคุณค่า ความหมายคือ คนทุกคนทำงานมีจิตใจ มีความรู้สึก แต่คุณไม่เปิดโอกาสให้เขาได้พูดอะไรเลย เพราะกลัวรับไม่ได้ อย่าลืมค่ะว่าคนเราทุกคน ไ่ม่มีใคร perfect สมบูรณ์ ต่างต้องการการรับทราบข้อผิดพลัง ไม่ว่าตั้งใจ หรือไม่ตั้งใจ เพื่อนำไปสู่การเชือ่มโยงความเข้าใจและความคาดหวังต่อกันได้ เพราะฉะนั้น เปิดโอกาสตัวเอง สำหรับการสะท้อนกลับในมุมมองของลูกน้องกันเถอะนะคะ

U - Understand each other เมื่อเปิดตัว เปิดใจ กันซะขนาดนี้ มันก็จะมาถึงจุดที่คุณสร้างความเข้าใจซึ่งกันและกัน Understand Each other นั่นเอง หัวหน้าเข้าใจลูกน้อง ว่าต้องการ style การทำงานกับเขาแบบไหน เราเองอย่าให้ลูกน้องปรับอย่างเดียวค่ะ เราก็ต้องปรับด้วย ต่างวัย ต่าง Gen ต่างประสบการณ์กันทั้งนั้น ทำนองเดียวกัน ลูกน้องก็เข้าใจ expectation ในงา่น และการปรับปรุง พัฒนา เติมเต็มในส่วนที่เรายังขาดอยู่ หรือดีขึ้นได้กว่าเดิม เพื่อเรา ลูกน้อง จะได้พัฒนาต่อไปได้  การทำงานร่วมกันต้องเดินไปด้วยกันนะคะ ยิ่งเข้าใจกันมากเท่าไหร่ ยิ่งทำงานเข้าขากันมากเท่านั้น ถามหน่อยนะคะ คุณอยากมีลูกน้องเก่งๆ เป็นมือซ้่ายมือขวา สามารถส่งต่องานแบบสบายใจมั้ย เช่นเดียวกันค่ะ คุณลูกน้องคะ คุณชอบมั้ยที่หัวหน้าใส่ใจ เล็งเห็นความสำคัญ และอยากให้คุณพัฒนา
 แหม ทำงานแบบนี้ น่าสนุกจริงค่ะ What 's a happy working !!

เทคนิค A E I O U นี้ สามารถสร้างพลังเชิงบวกในการ Feedback สร้างความตระหนักรู้ให้กับผู้ที่ได้รับการแจ้งข้อมูล แม้กระทั่งตัวผู้แจ้งเอง กระชับความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างหัวหน้า ลูกน้อง ยิ่งไปกว่านั้นยังสร้าง engagement ให้เกิดขึ้นระหว่างหัวหน้าและลูกน้องด้วยค่ะ ลองนำไปใช้ดูนะคะ        

     

Development Feedback หรือ Constructive Feedback คือ Feedback เพื่อให้เกิดการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม มีส่วนประกอบสำคัญ 3 ส่วนคือ
1) พูดอธิบายถึงพฤติกรรมที่ลูกน้องทำ ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นและความสำคัญของผลลัพธ์นั้นๆ
2) พูดคุยถึงการแก้ปัญหา การปรับปรุง แนวทางการพัฒนาที่ควรทำ
3) ชื่นชม-ขอบคุณสิ่งที่ทำได้ดีและต้องการให้เป็นต่อไป และแสดงถึงความตั้งใจที่จะสนับสนุนให้เกิดผลลัพธ์ที่คาดหวัง


ตัวอย่าง
หัวหน้างาน: ในที่ประชุมเมื่อวาน เราใช้คำพูดแรงไปนิดนะคะ โดยเฉพาะตอนต่อว่าคุณปรีชาต่อหน้าลูกทีมเขา พี่รู้ว่าเราอยากคุยให้จบในที่ประชุม จะได้ไม่ยืดเยื้อ แต่ถ้าหัวหน้าเสียหน้าต่อหน้าลูกน้องบ่อยๆ ก็เสียกำลังใจและเสียการปกครอง เราเองก็ดูไม่ดี ลองหาโอกาสเข้าไปปรับความเข้าใจกับเขาดูนะ โอกาสต่อไปหากต้องทำงานร่วมกันจะได้เข้าใจกันมากขึ้นงานก็ราบรื่นด้วย ขอบคุณมากนะ ช่วงหลังงานเร่งมาก ทุกคนเลยใจร้อนกัน แต่พี่รู้ว่าคุณหวังดี อยากให้งานออกมาดี เรื่องทีมจึงสำคัญมาก ถ้าทุกคนช่วยกัน ปัญหาน่าจะน้อยลง มีอะไรให้พี่ช่วยบอกเลยนะ เราทีมเดียวกัน