จะมีวิธีการบริหารจัดการพนักงานที่มี “ผลงานต่ำกว่าเกณฑ์” ได้อย่างไร

การบริหารจัดการพนักงานที่มีผลงานต่ำกว่าเกณฑ์เป็นกระบวนการหนึ่งในวงจรการบริหารผลงานที่เกือบทุกองค์กรอาจพบเจอ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยเหลือ สนับสนุนและทำให้พนักงานมีผลงานที่ดีขึ้น มีความสุขและมีแรงจูงใจในการทำงาน หัวหน้างานควรพูดคุยเพื่อค้นหาสาเหตุหรือปัญหาที่ทำให้ไม่สามารถทำผลงานได้ตามเป้าหมาย ซึ่งอาจจะเป็นเรื่องของความไม่เข้าใจในเป้าหมาย ขาดความรู้หรือทักษะที่จำเป็น ไม่ได้รับการสื่อสาร หรือขาดแรงจูงใจในการทำงาน และเมื่อทราบสาเหตุแล้ว สิ่งที่หัวหน้างานต้องทำต่อคือพูดคุยและสื่อสารโดยใช้ทักษะและเครื่องมือหลากหลายเช่น

1.หากต้องสื่อสารเรื่องผลงานที่พนักงานทำได้ซึ่งอาจไม่เป็นไปตามความคาดหวัง  ควรให้ Feedback เป็นระยะ ๆ ไม่ควรอจนถึงรอบประเมินผลงาน ในการ Feedback จำเป็นที่จะต้องสื่อสารให้พนักงานเข้าใจเป้าหมายและความคาดหวังในงาน ๆ นั้นอย่างชัดเจน เพราะเป็นจุดตั้งต้นที่จะทำให้การสนทนาดำเนินไปบนพื้นฐานที่ใกล้เคียงกัน การให้ Feedback ควรเน้นสื่อสารแบบ I -message หมายถึงการสื่อสารออกมาโดยเน้นไปที่ "เรา หรือตัวเองเป็นที่ตั้ง" โดยไม่ตำหนิ พาดพิง วิพากษ์วิจารณ์ผู้อื่น ซึ่งจะตรงข้ามกับ You-message เป็นการใช้ถ้อยคำที่เน้น "คนอื่น หรือสิ่งอื่น" เป็นที่ตั้ง แต่อย่างไรก็ตามในการสื่อสารแบบ I-message จากหัวหน้างานควรอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลจริงมากกว่าอารมณ์ เช่น ผลลัพธ์จากงานที่ทำได้ ข้อมูลจากลูกค้าหรือผู้รับบริการ การสังเกตการณ์ของหัวหน้างาน
                                                                                                                2. การกำหนดแผนพัฒนาและสิ่งที่ต้องการการสนับสนุนจากหัวหน้างาน กรณีปัจจัยที่ทำให้ผลงานไม่เป็นไปตามเป้าหมายคือการที่พนักงานขาดความรู้และทักษะบางอย่าง หัวหน้างานควรพูดคุยเพื่อให้ทราบว่า พนักงานขาดความรู้หรือทักษะใดที่จะทำให้การทำงานดีขึ้น ทำได้เร็วขึ้นหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้น และจัดทำแผนการเรียนรู้ (Development Plan) ที่มีการกำหนดระยะเวลาและการวัดผลอย่างชัดเจนว่าพัฒนาขึ้นหรือไม่ อย่างไร ระหว่างทาง หัวหน้างานก็ต้องพูดคุย สอบถามและ Feedback เป็นระยะ ๆ ด้วย

3. การโค้ชให้พนักงานเกิดแรงจูงใจ กำลังใจ ก้าวข้ามอุปสรรคหรือข้อจำกัดบางอย่าง ในหลาย ๆ กรณีของพนักงานที่มีผลงานต่ำกว่ามาตรฐานมักเกิดจากการขาดแรงจูงใจที่มีสาเหตุมาจากหลายส่วนเช่นปัจจัยภายในตัวพนักงานเอง กับปัจจัยภายนอกหรือสถานการณ์ที่พบเจอในที่ทำงานหรือจากองค์กร สถานการณ์นี้ต้องอาศัยทัศนคติและทักษะเฉพาะ (coaching skill) ของผู้จัดการหรือหัวหน้างานในการปรับมุมมองและทำความเข้าใจพนักกงานอย่างถ่องแท้และลึกซึ้ง  เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง

4. การจัดทำแผนปรับปรุงผลงาน หรือ Performance Improvement Plan : PIP เป็นกระบวนการท้าย ๆ ที่หัวหน้างานและ HR เลือกที่จะทำหากผ่านกระบวนการสามข้อด้านบนในระยะเวลาหนึ่งแล้ว เมื่อพบว่าพนักงานอาจมีความจำเป็นหรือคุณลักษณะบางอย่างที่ไม่เอื้อให้สามารถทำงานในบทบาทปัจจุบันได้ดีขึ้นมากไปกว่านี้ จึงจำเป็นต้องกำหนดแผนการปรับปรุงผลงาน หรือ PIP ซึ่งมีความแตกต่างกับแผนพัฒนา IDP ที่เราๆ  รู้จักกันเนื่องจาก PIP เป็นโปรแกรมหรือเครื่องมือเฉพาะที่จะใช้กับพนักงานกลุ่มที่มีผลงานต่ำกว่าเป้าหมายหรือระดับที่คาดหวัง โดยส่วนใหญ่จะประกอบด้วย
1.วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของโครงการหรือโปรแกรม
2.คุณสมบติหรือลักษณะของพนักงานในโครงการ
3.แผนการปรับปรุงผลงานตลอดระยะเวลาของโครงการและการติดตามผลการปรับปรุง
4.มาตรการดำเนินการถ้าผลการปรับปรุงไม่ได้ตามที่คาดหวัง
5.การลงชื่อยินยอม/รับทราบของพนักงาน

ในการนำ PIP ไปปรับใช้ HR จะเป็นผู้มีบทบาทในการสร้างความเข้าใจและสื่อสารทั้งกับหัวหน้างานและพนักงาน ในบางองค์กรจะไม่มีการกำหนดเรื่อง PIP เป็นเกณฑ์หรือกติกาที่รับทราบโดยทั่วกัน แต่จะเป็นแผนเฉพาะกิจที่หยิบยกมาใช้ในบางสถานการณ์ที่จำเป็นเท่านั้น ตรงกันข้ามกับในบางองค์กรที่มีการกำหนดเป็นนโยบายและแนวปฏิบัติที่ชัดเจน รวมถึงสื่อสารให้พนักงานทุกระดับรับทราบ ในแบบหลังนี้จะเป็นการสร้างบรรทัดฐานของการบริหารผลงานขององค์กรนั้นๆ ให้ทุกคนในองค์กรรับรู้และปฏิบัติไปในแนวทางเดียวกัน แต่ทั้งนี้การนำ PIP มาใช้ควรพิจารณาเรื่องของสถานการณ์ธุรกิจขององค์กร  วัฒนธรรมองค์กรและข้อคิดเห็นของผู้บริหารระดับสูงประกอบด้วย