กลยุทธ์ และ KPI ของหน่วยงานฝึกอบรม

กลยุทธ์ (Strategy) คือ การวางแผนการทำงานให้สามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรตามวิสัยทัศน์และพันธกิจ โดยอาศัยวัฒนธรรมองค์กรและการมีส่วนร่วมของบุคลากรทุกคนในองค์กร ซึ่งกลยุทธ์เป็นการกำหนดการทำงานตั้งแต่การวางแผน การกำหนดแผนกิจกรรม (Action Plan)  และประเมินผลการทำงานรวมทั้งการปรับปรุงงแผนการทำงานเพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมาย

KPI (Key Performance Indicators) คือ ตัวชี้วัดผลการทำงานว่ามีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลอย่างไร ตรงตามเป้าหมายหรือแผนที่วางไว้หรือไม่

HRD (Human Resource Development) คือ การวางแผนการพัฒนาบุคลากรให้สอดคล้องกับความต้องการ เป้าหมายขององค์กรและบุคลากรตั้งแต่การตั้งเป้าหมายการอบรม การวางแผนกิจกรรม รูปแบบการอบรม การวัดผลการประเมินผลและการปรับปรุงการพัฒนาาบุคลากร ดังนั้นการการวางแผนการอบรมและ KPIs ของหน่วยผึกอบรมควรมีรูปแบบ กระบวนการดังนี้ คือ

ส่วน KPIs การวัดผลการทำงานของหน่วยอบรมทางอ้อมสามารถวัดได้ในมิติต่าง ๆ เช่น ภาพรวมขององค์กรจากการวัดผลตามแนวคิด Balance Scorecars (BSC 4 ด้านคือ 

ส่วน KPIs ทางตรงของหน่วยจัดอบรมสามารถวัดจาก

สำหรับการ กำหนดตัวชี้วัดของหน่วยงานฝึกอบรม
สามารถกำหนดตัวชี้วัด ตั้งแต่

1. ขั้นตอนวิเคราะห์ความต้องการและความจำเป็น (Gap Analysis) ว่าสามารถวิเคราะห์ได้แม่นยำแค่ไหน 
2. การจัดหาหลักสูตร และการอำนวยความสะดวก รวมถึงการเตรียมความพร้อมกับวิทยากร
3. การติดตามผลการฝึกอบรม แนะนำว่าในช่วงแรก ให้ติดตาม 2 ด้านคือ 1 วัดความรู้จากการสอบหรือทดลองปฏิบัติ และ 2 ติดตามผลในการนำไปใช้จริง เพื่อดูว่าจำเป็นต้องกลับไปกระบวนการแรกในระดับใด 

จุดเริ่มต้นก็จะประมาณนี้ครับไม่ยากไม่ง่ายเกินไป

ให้ดูที่เรื่อง สมรรถนะ (Competency ) ไมว่าจะเป็นในเรื่อง ความรู้ ทักษะความเชี่ยวชาญในงานที่ทำ พฤติกรรมการทำงาน ครับ

การพัฒนาคนเป็นหน้าที่โดยตรงของหน่วยงานฝึกอบรมร่วมกับหัวหน้างานในการทำให้พนักงานมีความรู้ ทักษะที่สูงขึ้น สามารถทำงานได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ในยุคที่ลักษณะงานมีการปรับเปลี่ยน ธุรกิจเปลี่ยน มี Generation ที่แตกต่างหลากหลายเข้ามาอยู่ในองค์กรมากขึ้น การพัฒนาคนด้วยการฝึกอบรม (Training) จะมีสัดส่วนที่ลดลงไปเรื่อย ๆ (10 จาก 100) ในขณะที่การเรียนรู้ผ่านการแลกเปลี่ยนกับผู้อื่นด้วยการ Feedback, Mentor, Coaching มีเพิ่มขึ้น (20 จาก 100) และการลงมือปฏิบัติด้วยตนเองจริงๆ เป็นวิธีการเรียนรู้พัฒนาที่ได้ผลมากที่สุด (70 จาก 100) 

เมื่อเป็นเช่นนี้ หน่วยงานฝึกอบรมหรือ HR ที่ดูแลเรื่องนี้ก็ต้องปรับกลยุทธ์การพัฒนามาเป็นการ “สร้างประสบการณ์การเรียนรู้” ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ข้อมูลที่ต้องมีหรือสิ่งที่ควรทำคือ 

1)     ทำความเข้าใจเป้าหมาย กลยุทธ์องค์กรและถอดรหัส ตีความออกมาให้ได้ว่า องค์กรคาดหวังให้พนักงานมีความรู้ ทักษะความสามารถอะไรบ้าง

2)     มีข้อมูลลักษณะงาน ทักษะที่พนักงานแต่ละกลุ่มจำเป็นต้องมีเพื่อมาออกแบบวิธีการเรียนและการวัดผลการเรียนรู้

3)     รู้จักและเข้าใจ Style การเรียนรู้ หรือ Needs ของผู้เรียนแต่ละกลุ่มอย่างดี

4)     หากเป็นไปได้ควรมีระบบหรือเครื่องมือที่สนับสนุนบรรยากาศหรือสิ่งแวดล้อมในการเรียน เช่น พนักงานยุคใหม่ต้องการมีรูปแบบการเรียนรู้เฉพาะเจาะจงที่สามารถออกแบบและกำหนดเองได้ (Personalized) เช่นเลือกในสิ่งที่อยากเรียนได้เอง (หัวข้อ) เลือกวิธีการเรียนได้เอง (เรียน offline, online, toolkit, VDO clip, Manual) เลือกช่วงเวลาเรียนที่สะดวก (Anywhere Anytime) รวมทั้งเรียนบนอุปกรณ์เครื่องมือที่สะดวก เลือกได้เองเป็นต้น

5)     เชื่อมโยงเรื่องการพัฒนาหรือเรียนรู้ไปกับระบบสนับสนุนอื่นๆ ที่ทำให้พนักงานมีความสามารถ มีแรงจูงใจ ที่จะทำงานและพัฒนาตนเองได้ดีขึ้น เช่น การประเมินผลงาน การเติบโต การให้รางวัลและค่าตอบแทน

6)     ในบางองค์กร ก็ยกระดับเรื่องการพัฒนาคนเป็นวาระแห่งชาติ คือ ทำให้การเรียนรู้และการพัฒนาตนเองตลอดเวลาเป็น “วัฒนธรรมองค์กร” ในบริบทนี้ จะยิ่งส่งเสริมและผลักดันให้เรื่องการพัฒนาคนไปถึงเป้าหมายได้เร็วขึ้น

ผู้บริหารส่วนใหญ่ก็มักจะถามถึง ROI (Return of Investment) ของการพัฒนาคนที่เกิดขึ้นหลังจากการทุ่มงบประมาณไปกับเรื่องนี้ จึงเป็นที่มาของการกำหนดตัวชี้วัด (KPI) เรื่องการพัฒนาคน ซึ่งขอแบ่งเป็น 2 ส่วนดังนี้

1)     ตัวชี้วัดผลสำเร็จของกระบวนการ,วิธีการพัฒนาคน ได้แก่

-       % ความสำเร็จของการฝึกอบรม (จำนวนคน, งบประมาณ, ระยะเวลาการอบรม, ความพึงพอใจหลักสูตร)

-       จำนวนหลักสูตรที่พัฒนาใหม่ , จำนวนหลักสูตรที่จัดอบรมได้

-       % พนักงานที่ผ่านการทดสอบ (กรณีวัดผลด้วยการสอบวัดความรู้)

-       จำนวนพนักงานที่มีทักษะ (ใหม่) ที่เพิ่มขึ้น

 

2)     ตัวชี้วัดผลลัพธ์ทางธุรกิจที่เกิดจากการที่คนได้รับการพัฒนา ได้แก่

-       % การลาออกของพนักงาน (ที่ได้รับการพัฒนาแล้ว) ลดลง

-       % พนักงานที่ผ่านการยกระดับทักษะและมีผลงานดีขึ้นเมื่อเทียบกับก่อนได้รับการพัฒนา

-       สัดส่วนยอดขาย,รายได้ต่อจำนวนพนักงาน(กลุ่มงานขายหรือสร้างรายได้โดยตรง)

-       สัดส่วนพนักงานที่ยกระดับทักษะ (ใหม่มากกว่า  1 ทักษะ) เทียบกับพนักงานทั้งหมด

“การฝึกอบรมและพัฒนา” เป็นสิ่งสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมากในปัจจุบัน 

การกำหนดกลยุทธ์ควรพิจารณาถึง
     1. วิเคราะห์โจทย์ของการฝึกอบรมว่าเป้าหมายหรือนโยบายขององค์กรว่าต้องการอะไร
     2. การกำหนดประโยชน์และความคาดหวังในการฝึกอบรมและพัฒนาทั้งในด้านการพัฒนาองค์กร กระบวนการต่าง ๆ และการพัฒนาบุคลากร 
     
โดยกลยุทธ์ในการฝึกอบรมควรพิจารณาในส่วนของ 
     1. ความรู้ (Knowledge) 
     2. ทักษะ ( Skill ) 
     3. ทัศนคติ (Attitude) ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

การวัดผลและวิธีการวัดผล เช่น เพิ่มยอดขาย, ลดของเสีย, ลดค่าใช้จ่าย, มีทักษะเพิ่มมากขึ้น เป็นต้น