ช่วยคิดเรื่องการตั้ง KPI หน่อยค่ะ : เป้าที่เป็นตัวเลขจะหาจุดลงตัวที่ไม่มากไปไม่น้อยไปอย่างไรกับโปรเจกใหม่ที่ไม่เคยมีมาก่อน

ขอปรึกษาหน่อยค่ะ จริงๆ เป็นปัญหาที่เจอตั้งแต่ครึ่งปีแรกนี้แล้ว และพอจะต้องมาตั้ง kpi ให้กับครึ่งปีหลังนี้ก็ยังเหมือนเดิม จะขออธิบายคร่าวๆดังนี้นะคะ

1.โปรเจกที่ทำเป็นโปรเจกใหม่ เรายังไม่ทราบผลลัพธ์ที่แน่นอน แต่ก็จำเป็นที่จะต้องแปลงเป้าหมายที่คาดหวังออกมาเป็นตัวเลขที่จับต้องได้เพื่อเป็นเป้าที่จะลงไปสู่คนทำงานแต่ละคนได้

2.KPI ที่จะตั้งมี 'period' คือยาวครึ่งปี ตั้งแต่ครึ่งปีหลังจนถึงปลายปี (ก.ค. - ธ.ค.) แต่ประเด็นคือด้วยระยะเวลาที่ยาวขนาดนั้น เรายังไม่รู้เลยว่าเราจะทำตามเป้าได้มากแค่ไหน และถ้าเราซอยย่อยเป้าที่เรามโนขึ้นมาเองออกเป็นรายเดือน ก็ยังไม่แน่ใจเลยว่ามันจะเป็นเป้าที่สูงไปหรือต่ำ เกินไป

3.ที่ต้องจริงจังเรื่องนี้เพราะการปรับขึ้นเงินเดือนที่บริษัทจะถูกผูกโดยตรงกับ kpi เช่นถ้าทำตามเป้าได้ 100% จะได้ขึ้นเงินเดือน 10%, ถ้าทำตามเป้าได้ 80% จะได้ขึ้นเงินเดือน 5% เป็นต้น

4.ทำให้การตั้ง KPI เราไม่สามารถที่จะทำส่งๆไปได้ เพราะพนักงานจะใส่ใจอย่างมากว่าเป้าที่ตั้งมันเอามาจากไหน แฟร์มากแค่ไหน เป็นไปได้มากแค่ไหน

สมมุติว่าถ้าตั้งเป้า kpi ใหญ่ปลายปีคือ หาลูกค้าได้ ุ600 ราย (ตกเดือนละ 100 ราย) แต่ปรากฑว่าเดือนแรกทำเต็มที่ ทุ่มสุดตัว แต่ได้แค่ 60 ราย ด่วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่ เช่นจำนวนลูกค้าอาจไม่ได้เยอะดังคาด  แล้วแบบนี้เราจะทำอย่างไรกับ kpi หลักที่ตั้งไว้ตอนปลายปี (จะต้องปรับให้ต่ำลงหรือไม่ เพราะตัวเลขนั้นเกิดจากการคาดการณ์ว่าเป็นไปได้ แต่พอทำจริงเดือนแรกมันกับดูเหมือนสูงเกินไป)

หากยังใช้เป้าตัวเดิมอยู่ (ตกเดือนละ 100 ราย) พนักงานก็อาจจะคิดว่าทำอย่างไรก็ทำไม่ถึง และอาจจะหมดหวัง และทำไปเท่าที่ทำได้ เพราะความแตกต่างระหว่างตั้งใจทำอย่างเต็มที่ กับทำแบบเรื่อยๆ ก็แทบไม่ต่างกัน เพราะเงินเดือนที่จะขึ้นก็คงน้อยมากๆ เหมือนกัน (ดิฉันเชื่อว่าเรื่องของการจูงใจเป็นจิตวิทยา และเราคงจะห้ามให้คนทำงานเสียกำลังใจไม่ได้ถ้าเขารู้สึกว่าเป้ามันเป็นไปไม่ได้ มัน unrealistic)

5.อีกกรณีคือ ตั้งเป้าไว้ต่ำเกินไป พอลองทำงานจริงแค่เดือนแรกปรากฎว่าหาลูกค้าได้ 150 คน ทำให้เดือนต่อๆไป ทำแบบชิวๆก็ได้ ขี้เกียจก็ได้ เพราะทำมากกว่านี้หรือทำเท่านี้ก็ได้ คะแนน 100% เต็มตอนปลายปีอยู่ดี และได้ขึ้นเงินเดือน 10% เท่ากัน   แต่ความเป็นจริงก็คือหัวหน้าตั้ง kpi ได้ต่ำไปเนื่องจากการประเมินความยากง่ายของเป้าหมายผิดไป

---

คำถามคือเมื่อเจอโจทย์แบบนี้ที่เป็นโปรเจกใหม่ๆ เราจะหาสมดุลในการตั้ง kpi ได้อย่างไร หรือว่าเราควรทำงานไป ปรับไป เช่นให้พนักงานทำเดือนแรก แล้วดูว่าควรจะปรับ kpi เป็นเท่าไหร่ แต่ถ้าเป็นแบบนี้อีกปัญหาก็เกิดอีก คือ KPI ขาดความน่าเชื่อถือ เปลี่ยนไปเปลี่ยนมา พอทำได้ถึงเป้าหรือเลยเป้าก็ปรับให้มันสูงขึ้นไปอีก

---

ตอนนี้วิธีที่คิดออกคือการตั้ง kpi แยกรายเดือน แล้วเอาคะแนนของแต่ละเดือนมาเฉลี่ยกันตอนปลายปี ข้อดีก็คืออาจจะทำให้ตั้งเป้าได้สอดคล้องกับความยากง่ายของสถานการณ์จริง เช่น

ก.ค. ตั้งเป้า 100 ทำได้จริง 90 ถือว่ารับได้เพราะใกล้เคียง เลยตั้งเดือนถัดไปไว้ 100 ตามเดิม

มิ.ย. ตั้งเป้า 100 ทำได้จริง 200 ถือว่าเกินเป้าไปมาถึงสองเท่าเพราะระบบต่างๆ เริ่มลงตัว เริ่มจับทางในการหาลูกค้า เลยปรับเดือนต่อไปขึ้นเป็น 150

ก.ค. ตั้งเป้า 150 ทำได้จริง 170 แสดงว่าเดือนก่อนที่ทำได้ 200 อาจจะเพราะปัจจัยภายนอกหนุนนำบางอย่าง แต่ในขณะเดียวกันเราก็ได้รู้ว่า เป้า 100 คือตัวเลขที่ต่ำเกินไป ถือว่าคิดถูกแล้วที่ขยับเป้าขึ้นมาเป็น  150

เดือนต่อๆไป ใช้หลักกรคิดเหมือนด้านบน แล้วพอถึงปลายปีค่อยเอา KPI รายเดือนมาหารเฉลี่ย

---

อย่างไรก็ตาม ด้านบนเป็นแค่ไอเดียส่วนตัวนะคะ ไม่รู้ว่ามันเอาไปใช้ได้จริงไหม หรือมีมาตรฐานไหม ที่อยากรู้คือที่บริษัทเพื่อนๆ หรือทีมของเพื่อนๆ จะตั้ง kpi อย่างไรในภาวะที่โปรเจกยังไม่แน่นอน และไม่มีตัวเลขของปีที่แล้วหรือไตรมาสที่แล้วเป็นฐานให้อ้างอิง

แชร์กันเยอะๆ ได้เต็มทีเลยนะคะ ไม่มีปิดไม่มีถูก อยากได้ความหลากหลายของไอเดียมาปรับใช้ค่ะ ขอบพระคุณล่วงหน้าค่ะ