เราจะบริหารจัดการพนักงานที่มีผลการทำงาน "ต่ำกว่ามาตรฐาน" หรือมี "พฤติกรรมไม่เหมาะสม" ได้อย่างไร

การทำ PIP เป็นเรื่องที่ sensitive พอสมควร และอาจจะเกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานในอนาคตด้วยหากมีการพิจารณาให้ออกหรือเลิกจ้างในภายหลัง อย่างไรก็ตาม อยากให้องค์กรหรือ HR ที่นำแผน PIP นั้นไปใช้ในเชิงบวกให้มากที่สุด
 
 จริงๆแล้ว หลายองค์กรใช้ PIP เพื่อพัฒนาบุคลากร สำหรับกลุ่มบุคลากรที่มีการปฏิบัติงานต่ำกว่ามาตรฐาน โดย PIP จะช่วยให้การพัฒนาบุคลากรเป็นไปอย่างมีรูปแบบที่ชัดเจน และที่สำคัญต้องมีการติดตามและประเมินผลด้วย โดยการมีแบบแผนที่ชัดเจนนั้นถือเป็นการแจ้งให้ผู้ที่อยู่ภายใต้แผนเข้าใจว่าตนนั้นมีผลการปฏิบัติงานต่ำกว่ามาตรฐานอยู่ ทั้งนี้ สิ่งที่ควรระวังคือ ต้องสร้างความเข้าใจกับพนักงานก่อนว่า PIP ไม่ใช่ทัณฑ์บน แต่เป็นแผนที่จะช่วยพัฒนาให้พนักงานคนนั้นสามารถทำงานได้ตามมาตรฐานขององค์กร เพราะหากพนักงานรู้สึกในเชิงลบกับการทำ PIP แล้ว ย่อมไม่เป็นผลดีทางด้านจิตใจอย่างแน่นอน และนำมาซึ่งการสูญเสียบุคลากร หากมีการลาออกและก่อให้เกิดการสูญเสียต้นทุนในการ recruitment ด้วย
 
 อย่างไรก็ตาม PIP หลายๆครั้งที่ไม่เป็นผลสำเร็จก็อาจตามมาด้วยการให้จดหมายแจ้งเตือน (warning letter) อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งการจะมาถึงขั้นตอนนี้ การทำ PIP ต้องชัดเจนและรัดกุมพอ มิเช่นนั้นอาจนำไปสู่ปัญหาด้านกฏหมายแรงงานได้ หากบริษัทจำเป็นต้องมีการให้ออกเกิดขึ้น
 
 ในบางองค์กรมีการใช้ PIP เป็นเครื่องมือปกป้ององค์กรจากปัญหาการเลิกจ้างไม่เป็นธรรมหรือการให้ออก แต่โดยส่วนตัวผู้เขียนไม่ค่อยเห็นด้วยกับการมอง PIP ในมุมนี้ เพราะการรับพนักงานคนหนึ่งๆเข้ามา พนักงานย่อมต้องผ่านกระบวนการคัดเลือกมาแล้ว (ซึ่ง selection costs เป็นต้นทุนอย่างหนึ่ง) ดังนั้นองค์กรควรมีส่วนรับผิดชอบในการที่จะทำให้พนักงานสามารถปรับตัวและปรับการทำงานให้ได้ตามความคาดหวังขององค์กรด้วย ดังนั้น ควรสร้างความเข้าใจของการ PIP ว่าเป็นแผนการพัฒนาเพื่อช่วยให้คนๆนั้นสามารถปฏิบัติได้ตามเป้าหมายองค์กรจะดีกว่า การมองว่า PIP คือการลงโทษ หรือเป็นแผนเตรียมเลิกจ้าง 

การบริหารจัดการพนักงานที่มีผลงานต่ำกว่าเกณฑ์เป็นกระบวนการหนึ่งในวงจรการบริหารผลงานที่เกือบทุกองค์กรอาจพบเจอ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยเหลือ สนับสนุนและทำให้พนักงานมีผลงานที่ดีขึ้น มีความสุขและมีแรงจูงใจในการทำงาน หัวหน้างานควรพูดคุยเพื่อค้นหาสาเหตุหรือปัญหาที่ทำให้ไม่สามารถทำผลงานได้ตามเป้าหมาย ซึ่งอาจจะเป็นเรื่องของความไม่เข้าใจในเป้าหมาย ขาดความรู้หรือทักษะที่จำเป็น ไม่ได้รับการสื่อสาร หรือขาดแรงจูงใจในการทำงาน และเมื่อทราบสาเหตุแล้ว สิ่งที่หัวหน้างานต้องทำต่อคือพูดคุยและสื่อสารโดยใช้ทักษะและเครื่องมือหลากหลายเช่น

1.หากต้องสื่อสารเรื่องผลงานที่พนักงานทำได้ซึ่งอาจไม่เป็นไปตามความคาดหวัง  ควรให้ Feedback เป็นระยะ ๆ ไม่ควรอจนถึงรอบประเมินผลงาน ในการ Feedback จำเป็นที่จะต้องสื่อสารให้พนักงานเข้าใจเป้าหมายและความคาดหวังในงาน ๆ นั้นอย่างชัดเจน เพราะเป็นจุดตั้งต้นที่จะทำให้การสนทนาดำเนินไปบนพื้นฐานที่ใกล้เคียงกัน การให้ Feedback ควรเน้นสื่อสารแบบ I -message หมายถึงการสื่อสารออกมาโดยเน้นไปที่ "เรา หรือตัวเองเป็นที่ตั้ง" โดยไม่ตำหนิ พาดพิง วิพากษ์วิจารณ์ผู้อื่น ซึ่งจะตรงข้ามกับ You-message เป็นการใช้ถ้อยคำที่เน้น "คนอื่น หรือสิ่งอื่น" เป็นที่ตั้ง แต่อย่างไรก็ตามในการสื่อสารแบบ I-message จากหัวหน้างานควรอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลจริงมากกว่าอารมณ์ เช่น ผลลัพธ์จากงานที่ทำได้ ข้อมูลจากลูกค้าหรือผู้รับบริการ การสังเกตการณ์ของหัวหน้างาน

2. การกำหนดแผนพัฒนาและสิ่งที่ต้องการการสนับสนุนจากหัวหน้างาน กรณีปัจจัยที่ทำให้ผลงานไม่เป็นไปตามเป้าหมายคือการที่พนักงานขาดความรู้และทักษะบางอย่าง หัวหน้างานควรพูดคุยเพื่อให้ทราบว่า พนักงานขาดความรู้หรือทักษะใดที่จะทำให้การทำงานดีขึ้น ทำได้เร็วขึ้นหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้น และจัดทำแผนการเรียนรู้ (Development Plan) ที่มีการกำหนดระยะเวลาและการวัดผลอย่างชัดเจนว่าพัฒนาขึ้นหรือไม่ อย่างไร ระหว่างทาง หัวหน้างานก็ต้องพูดคุย สอบถามและ Feedback เป็นระยะ ๆ ด้วย

3. การโค้ชให้พนักงานเกิดแรงจูงใจ กำลังใจ ก้าวข้ามอุปสรรคหรือข้อจำกัดบางอย่าง ในหลาย ๆ กรณีของพนักงานที่มีผลงานต่ำกว่ามาตรฐานมักเกิดจากการขาดแรงจูงใจที่มีสาเหตุมาจากหลายส่วนเช่นปัจจัยภายในตัวพนักงานเอง กับปัจจัยภายนอกหรือสถานการณ์ที่พบเจอในที่ทำงานหรือจากองค์กร สถานการณ์นี้ต้องอาศัยทัศนคติและทักษะเฉพาะ (coaching skill) ของผู้จัดการหรือหัวหน้างานในการปรับมุมมองและทำความเข้าใจพนักกงานอย่างถ่องแท้และลึกซึ้ง  เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง

4. การจัดทำแผนปรับปรุงผลงาน หรือ Performance Improvement Plan : PIP เป็นกระบวนการท้าย ๆ ที่หัวหน้างานและ HR เลือกที่จะทำหากผ่านกระบวนการสามข้อด้านบนในระยะเวลาหนึ่งแล้ว เมื่อพบว่าพนักงานอาจมีความจำเป็นหรือคุณลักษณะบางอย่างที่ไม่เอื้อให้สามารถทำงานในบทบาทปัจจุบันได้ดีขึ้นมากไปกว่านี้ จึงจำเป็นต้องกำหนดแผนการปรับปรุงผลงาน หรือ PIP ซึ่งมีความแตกต่างกับแผนพัฒนา IDP ที่เราๆ  รู้จักกันเนื่องจาก PIP เป็นโปรแกรมหรือเครื่องมือเฉพาะที่จะใช้กับพนักงานกลุ่มที่มีผลงานต่ำกว่าเป้าหมายหรือระดับที่คาดหวัง โดยส่วนใหญ่จะประกอบด้วย

1.วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของโครงการหรือโปรแกรม

2.คุณสมบติหรือลักษณะของพนักงานในโครงการ

3.แผนการปรับปรุงผลงานตลอดระยะเวลาของโครงการและการติดตามผลการปรับปรุง

4.มาตรการดำเนินการถ้าผลการปรับปรุงไม่ได้ตามที่คาดหวัง

5.การลงชื่อยินยอม/รับทราบของพนักงาน

ในการนำ PIP ไปปรับใช้ HR จะเป็นผู้มีบทบาทในการสร้างความเข้าใจและสื่อสารทั้งกับหัวหน้างานและพนักงาน ในบางองค์กรจะไม่มีการกำหนดเรื่อง PIP เป็นเกณฑ์หรือกติกาที่รับทราบโดยทั่วกัน แต่จะเป็นแผนเฉพาะกิจที่หยิบยกมาใช้ในบางสถานการณ์ที่จำเป็นเท่านั้น ตรงกันข้ามกับในบางองค์กรที่มีการกำหนดเป็นนโยบายและแนวปฏิบัติที่ชัดเจน รวมถึงสื่อสารให้พนักงานทุกระดับรับทราบ ในแบบหลังนี้จะเป็นการสร้างบรรทัดฐานของการบริหารผลงานขององค์กรนั้นๆ ให้ทุกคนในองค์กรรับรู้และปฏิบัติไปในแนวทางเดียวกัน แต่ทั้งนี้การนำ PIP มาใช้ควรพิจารณาเรื่องของสถานการณ์ธุรกิจขององค์กร  วัฒนธรรมองค์กรและข้อคิดเห็นของผู้บริหารระดับสูงประกอบด้วย