ต้องมีนักทรัพยการบุคคลกี่คนในบริษัทถึงจะไม่เกิดปัญหาคนล้นงาน หรือ งานล้นคน

ขอตอบดังนี้ ปกติที่ผมทำงานมาจะวิเคราะห์ จากภาระงาน Work Analysis และ JD ของงาน

การวิเคราะห์งาน ตำแหน่งงานหรืออัตรากำลังคนเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ที่จะช่วยให้บริษัทสามารถจัดการกับการดำเนินงานต่าง ๆ ในองค์กรและค่าใช้จ่ายองค์กรด้านคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ  กระบวนการในการวางแผนกำลังคนประกอบด้วย 5 ขั้นตอน ดังนี้

1.วิเคราะห์อัตรากำลังปัจจุบัน (Analyzing current workforce)
2.การทบทวนการใช้กำลังคน (Reviewing employee utilization) 
3.พยากรณ์ความต้องการและอัตรากำลังคน (Forecasting the demand for employee)
4.พยากรณ์อุปทานกำลังคน (Forecasting the supply)
5.การกำหนดและใช้กลยุทธ์ด้านกำลังคน (Design and implement strategic workforce planning)

การวิเคราะห์อัตรากำลังปัจจุบันที่เกิดขึ้นแล้วหรือมีงาน ๆ นั้นมาสักระยะหนึ่งแล้วเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่ายไม่พึงเกิดนั้นต้องทำร่วมกันกับกระบวนอื่นๆ  ด้วยได้แก่ การทบทวนหรือปรับลักษณะงาน (Job revision) การเพิ่มปริมาณงาน (Job Enlargement) การเพิ่มคุณค่าในงาน (Job Enrichment)
 
ปัจจุบันมีเครื่องมือและเทคนิคที่หลากหลายที่สามารถนำไปปรับใช้ในการวิเคราะห์งานและอัตรากำลังคน เช่น การวิเคราะห์อัตราส่วน , การวิเคราะห์ภาระงาน, การพยากรณ์แบบฐานศูนย์, การใช้สถานการณ์จำลอง เป็นต้น เครื่องมือที่แพร่หลายและมักถูกนำไปใช้คือการวิเคราะห์ภาระงาน (Workload Analysis) โดยหลักการของการวิเคราะห์ภาระงานคือการคาดการณ์กำลังคนที่ต้องการจากปริมาณงาน (หน่วยนับอาจแตกต่างกันไป เช่น วันหรือครั้ง) คูณด้วยเวลาทำงาน ในขั้นตอนการลงมือปฏิบัติ สามารถศึกษาเพิ่มเติมจากวิทยากรผู้เชี่ยวชาญได้ที่ลิงค์นี้ https://www.youtube.com/watch?v=v_EjDfs9cYg

หลังจากที่ทำการวิเคราะห์ภาระงานแล้วพบว่า ภาระงานมากกว่าอัตรากำลังคน (งานล้นมือ) สิ่งที่สามารถดำเนินการต่อได้แบ่งเป็นแบบระยะสั้นและระยะยาว  ในระยะสั้นอาจให้พนักงานทำงานล่วงเวลา โอนพนักงานหน่วยงานข้างเคียงหรือคนที่มีทักษะเหมาะสมมาช่วยงานชั่วคราว หรือการใช้บริษัทผู้รับเหมา/พนักงานชั่วคราว การแก้ปัญหาในระยะยาวได้แก่ การปรับวิธีการทำงานลดกระบวนการทำงานหรือเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน การเสริมทักษะ โดยการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานหรือการรับพนักงานใหม่  แต่หากอัตรากำลังคนมากกว่าภาระงาน (คนล้นงาน) สิ่งที่ควรดำเนินการต่อคือการทบทวนภาระงาน โดยอาจจะเพิ่มปริมาณงานหรือเพิ่มคุณค่าในงาน 

การเพิ่มปริมาณงาน (Job Enlargement) อาจเป็นไปได้ 2 กรณีคือการมอบหมายความรับผิดชอบเพิ่มขึ้นในขอบเขตที่ยังเหมือนเดิม เช่น เมื่อก่อนเคยปฏิบัติงานเพียง 1 - 2 หน้าที่ แต่ต่อมาได้รับมอบหมายเพิ่มเป็น 3 - 4 หน้าที่ หรือกรณีการขยายงานที่มีความแตกต่างไปจากหน้าที่เดิมแต่ควรจะเป็นงานที่มีมูลค่างานใกล้เคียงกัน โดยสามารถจากกลุ่มงาน (Job Group) ที่ใกล้เคียงกัน ทั้งนี้ หัวหน้างานควรจะวางแผนและแบ่งช่วงเวลาในการเพิ่มปริมาณงาน ไม่ควรเร่งรีบ และสิ่งสำคัญที่หัวหน้างานควรทำ ทุกครั้งก่อนเพิ่มปริมาณงานคือสื่อสารชี้แจงวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน เนื่องจากพนักงานอาจรู้สึกว่าเป็นการเพิ่มภาระความรับผิดชอบจากเดิมมากขึ้น รวมทั้งควรให้คำแนะนำในการปฏิบัติงานที่เพิ่มขึ้นจากงานเดิมที่รับผิดชอบเพื่อให้งานที่มอบหมายเพิ่มขึ้นนั้นประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตามผู้บริหารควรให้คำแนะนำในการจัดสรรเวลา จัดลำดับความสำคัญและขั้นตอนการทำงานเพื่อมิให้มีผลต่องานเดิมที่รับผิดชอบอยู่ในปัจจุบัน

การเพิ่มคุณค่าในงาน (Job Enrichment) โดยทั่วไปจะมีอยู่ด้วยกัน 2 วิธี คือการเพิ่มคุณค่าในแนวนอน (Horizontal Enrichment) คือการปฏิบัติงานได้หลากหลาย กว้างขึ้นกว่าเดิม ได้ใช้ทักษะใหม่ ๆ หรือการเพิ่มคุณค่าในแนวตั้ง (Vertical Enlargement) คือการลดทอนบทบาทบางส่วนเพื่อให้พนักงานสามารถโฟกัสและพัฒนาบทบาทหรือทักษะใหม่ ๆ ที่จำเป็นมากขึ้น 

การทำ Job Enrichment ควรคำนึงถึงลักษณะที่สำคัญของการออกแบบหรือทบทวนงานดังนี้ 

1) Renewal คือการทำให้งานเกิดความแปลกใหม่กว่างานเดิมที่เคยทำ สร้างความน่าสนใจเพื่อไม่ให้พนักงานเกิดความเบื่อหน่าย อาจทำได้โดยการเปลี่ยนแปลงลักษณะงาน เปลี่ยนแปลงบุคคลที่ติดต่อประสานงานด้วยหรือเปลี่ยนมุมมองความคิดที่มีต่องานเดิม

2) Exploration  คือ การทำให้พนักงานเกิดการพัฒนาและแสวงหาทักษะความชำนาญที่มากขึ้น หรือมีการพัฒนาสัมพันธภาพระหว่างพนักงานจากการที่ต้องทำงานใหม่ๆ 

3) Specialization คือ การทำให้พนักงานมีความชำนาญในงานด้านใดด้านหนึ่งเป็นพิเศษก่อให้เกิดความสามารถในการบริหารจัดการงานต่างๆ ที่มีความลึกซึ้ง ยุ่งยากและท้าทายมากยิ่งขึ้น