อยากรู้วิธีปรับวัฒนธรรมองค์กร ควรเริ่มต้นอย่างไรดี ?

เริมต้นจากบริหารก่อนเลยเพื่อนโยบายจะขับเคลื่อนได้ผู้บริหารต้องสนับสนุนในเรื่องทรัพยากร และงบประมาณ

การทำความเข้าใจกับบริบทองค์ โดยการ SWOT Analysis ว่าองค์กรทำเรื่องอะไรได้ดี องค์กรมีจุดออ่นเรื่องใด นำนำสิ่งที่ทำได้ดีไปปฏิบัติ ส่วนข้อด้วยก็นำไปเรียนรู้เพื่อพัฒนาต่อยอดให้ดียิ่งขึ้รไปด้วย

มาทำ Culture Change และ Culture Journey ด้วย วิธีการทำ Change management 8 ขั้นตอนครับ

เมื่อเรารู้แล้วว่า วัฒนธรรมองค์กรของเราคืออะไร แล้วตัวตนของเราคืออะไร ก็มาถึงการการดำเนินงาน (Implement)   หรือทำแผนการสร้างวัฒนธรรมองค์กร (Culture Journey) ซึ่งอยากแรกเราต้องเข้าใจก่อนว่า การพัฒนาพฤติกรรมมนุษย์ขึ้นอยู่กับปัจจัยสำคัญด้านต่าง ๆ 6 ประการ คือ อันได้แก่ 
1.การเรียนรู้ (LEARNING) 
2.ค่านิยม (VALUE)
3.บรรทัดฐานของสังคม (NORMS)
4.ทัศนคติ (ATTITUDE)
5.ความเชื่อ (BELIEF)
6.การปฏิสัมพันธ์ทางสังคม (SOCIAL INTERSACTION)

ซึ่งสิ่งนี้เองที่ทางฝ่ายบุคคลต้องวางแผนร่วมกับฝ่ายบริหารในการร่วมกันสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงาน (Employee experience)โดยมีฝ่ายบริหารเป็น Core Team ในการผลักดันและแสดงพฤติกรรมเหล่านั้นให้เกิดขึ้น  ซึ่งอยากให้ทางฝ่ายบุคคลเอง ลองทำผ่าน 8-Step Change Model ของ Kotter ได้แก่

1.สร้างความรู้สึกจำเป็นและเร่งด่วน (Create a Sense of Urgency) 
2.สร้างทีมและกำหนดทิศทางทีมร่วมกัน (Pull Together the Guiding Team) 
3.สร้างการเปลี่ยนแปลงของวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ (Develop the Change Vision and Strategy)
4.สื่อสารให้ผู้อื่นเข้าใจและยอมรับสาร (Communicate for Understanding and Buy in) 
5.มอบอำนาจให้ผู้อื่นในการทำ (Empower Others to Act)
6.ทำให้เกิดผลสำเร็จระยะสั้นให้ได้ (Produce Short-Term Wins.)
7.ไม่ยอมแพ้ (Don’t Let up) 
8.สร้างวัฒนธรรมใหม่ (Create a New Culture)

งั้นเรามาประยุกต์กันครับ ขั้นที่ 1 หลังจากที่เราทำ Workshop หรือได้ค่านิยม/วัฒนธรรมองค์กรที่เราจะไปแล้ว เราต้องสร้างความรู้สึกจำเป็นและเร่งด่วน (Create a Sense of Urgency) หรือเล่นใหญ่ครับ คือการจัด Big Event ขึ้นเพื่อ Kick off ตัว Culture ครับ ซึ่งหากบริษัทที่มีทุนทรัพย์เยอะก็อาจจะจัดได้เลยตาม Budget ครับ แต่บริษัทที่มีทุนทรัพย์ในการจัดงานไม่มากอาจนำไปรวมกับกิจกรรมบริษัทเช่น กิจกรรมปีใหม่ กิจกรรมกีฬาสี กิจกรรม Outing หรือถ้ามันใช้เวลานานไปเราอาจจะทำช่วง Town Hall ของบริษัทก็ได้ แต่ที่สำคัญคือต้องทำให้พนักงานรับรู้สารที่เราจะสื่อให้ครบทุกคนหรือมากที่สุดเท่าที่จะมากได้ แต่อย่าลืมว่า ต้องทำให้เป็นภาพจำของพนักงาน และสร้างให้พนักงานตื่นตัวว่าการปรับตัวเข้าสู่วัฒนธรรมองค์กรของเราเป็นสิ่งที่จำเป็นและต้องเริ่มทันที ที่พวกเรา Kick off 

ขั้นที่ 2  ฝ่ายบุคคลเองต้องหา  Influencer ขององค์กรให้เจอ ดูว่าคนเหล่านี้มีคุณสมบัติตรงตามที่องค์กรต้องการหรือไม่ จากเราก็สร้างทีมงานสำหรับ Culture  ขึ้นมาครับ ขั้นตอนนี้อาจทำก่อนการจัด Event ได้ครับ โดยคัดเลือกตัวแทน (Agent) ขึ้นมาเพื่อเป็นตัวแทนขององค์กร ซึ่งจะเป็นพนักงานหรือผู้จัดการก็ได้ครับ และเป็นตัวแทน(Agent)  ต้องทำจริงจัง นัดประชุมและส่งมอบบทบาทอย่างชัดเจน แต่กรณีที่มองว่า ตัวแทน (Agent) ก็ยังเป็น Role Model ไม่มากพอ เราอาจต้องหา Coach มาช่วยทั้งนี้อาจมอบบทบาทของ ฝ่ายบริหารให้มาเป็น Coach เพื่อถ่ายทอด Culture หรือ Core Value ขององค์กรไปสู่ ตัวแทน (Agent) อย่างถูกต้องจากสารที่ต้องการ

ขั้นที่ 3 ฝ่ายบุคคลเองต้องแสดงให้เห็นถึงความเปลี่ยนแปลงของวัฒนธรรมองค์กร (Culture) ซึ่งอาจจะทำได้โดย การติดป้ายต่างๆ, การเดินทรูป (Troop), ขึ้น Pop up หน้า Desktop  หรือทุกวิธีที่ ที่แสดงถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแล้ว รวมถึงการจัด Big Event ก็ด้วย

ขั้นที่ 4 ฝ่ายบุคคลเองต้องหาวิธีสื่อสารให้ผู้อื่นเข้าใจและยอมรับสาร ซึ่งส่วนนี้เองจะยากในระดับหนึ่งครับ เนื่องจากกลุ่มผู้รับแต่ละกลุ่มจะมีความไม่เหมือนกัน ทั้งอายุ การศึกษา เพศ การเลี้ยงดู แต่การสร้างวัฒนธรรมองค์กร คือการสร้างเข้าไปให้เกิดพฤติกรรม (Behavior) ดังนั้นการสร้างให้เกิดการยอมรับ (Buy in) อาจต้องทำด้วยหลายวิธีการครับ  ผ่านการทำ Workshop, Classroom, E-Leaning, Seminar, Town Hall, กิจกรรมบริษัท หรือประกาศต่างๆ เพื่อให้คนทุกกลุ่ม Buy in และทำให้เกิดความเชื่อใจ (Trust) วัฒนธรรมองค์กรที่ดีของเรา และทำให้เชื่อว่าค่านิยมนี้จะทำให้เราทำงานได้ดีขึ้นครับ

ขั้นที่ 5 ฝ่ายบุคคลเองอาจเป็นตัวกลางให้บริษัทในการร่วมกันจัด Workshop หรือช่วยอำนวยความสะดวกให้กลุ่มตัวแทน (Agent) ในการสร้างกิจกรรมต่างๆ โดยพยายามให้เกิดความถี่ในปีแรกโดยประมาณ ด้วยกิจกรรม 1 ครั้งต่อเดือนหรือ 1 ครั้งต่อ 2 เดือน เพื่อให้พนักงานรับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงของวัฒนธรรมองค์กร

ขั้นที่ 6 ฝ่ายบุคคลต้องช่วยทำให้พนักงานและผู้บริหารมองเห็นความสำเร็จในระยะสั้นให้ได้ ซึ่งอาจจะทำเมื่อใกล้จบปีก็ได้ ด้วยการสรุปภาพหรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นแล้ว และยกตัวอย่างให้เกิดเป็นต้นแบบ (Role Model) รวมถึงการให้รางวัล (Reward) แก่พนักงานและตัวแทน เพื่อให้เค้ามองเห็นความสำเร็จของการทำตาม Culture ในระยะสั้น

ขั้นที่ 7 เนื่องจากการเปลี่ยนพฤติกรรมต้องใช้เวลานานและอาจใช้เวลาหลายปี จนทำให้คนรู้สึกเลิกสนใจและไม่เชื่อว่ามัน มีผลต่อการทำงานที่ดีขึ้นของเขาอย่างไร ทางฝ่ายบุคคลเองอาจสร้างระบบการให้รางวัล (Recognition & Reward) เพื่อให้วัฒนธรรมองค์กรของเรายังอยู่และถ่ายทอดจากรุ่นสู่รุ่นต่อไปครับ

ขั้นที่ 8 ฝ่ายบุคคลเองต้องเป็นตัวแทนหลักในการสร้างวัฒธรรมองค์กรใหม่เองด้วย ทั้งนี้เองฝ่ายบุคคลต้องดึงผู้บริหารเองเป็นหลักในการช่วยขับเคลื่อน นอกจากนี้เองต้องเข้าใจเสมอว่า วัฒนธรรมองค์กร อาจเปลี่ยนแปลงได้ตลอดตามปัจจัยต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรครับ

เมื่อเราเข้าใจ 8-Step Change Model ของ Kotter กับ Culture แล้ว งั้นพวกเรามาทำแผนการสร้างวัฒนธรรมองค์กร (Culture Journey) จำลองกันดูครับ
 
ตัวอย่างแผน Culture Journey

โดย เราอาจจำลองการทำ แผนวัฒนธรรมองค์แบ่งออกเป็น 3 ปี หรือ 2 ปีก็ได้ครับ โดยให้ปีแรก เป็นปีแห่งการจัดตั้งทีมงานและเตรียมเปิดตัววัฒนธรรมองค์กร และปีที่สองเป็นปีแห่งการสร้างการับรู้และสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรของพวกเรา ผ่านกิจกรรม หรือการประกวดกิจกรรมต่างๆ โดยพนักงานเอง และปีที่สาม เมื่อวัฒนธรรมองค์กรเริ่มซึมซับมากขึ้น ค่อยปลูกฝังให้พนักงานสร้างพฤติกรรมเหล่านั้นกันครับ โดยอาจจัดทำเป็น VDO หรือ กิจกรรมยกย่องชมเชยพนักงานที่สามารถทำตามวัฒนธรรมองค์กรที่เราต้องการ เพื่อให้เกิดการทำเลียนแบบในสิ่งที่ดี รวมถึงท้ายปีเราอาจจะจัดการมอบรางวัล สำหรับคนที่เป็นแบบอย่างพนักงานที่ทำตามพฤติกรรมองค์กรได้ครบทุกตัว ซึ่งทั้งนี้เราอาจจะปรับหรือแก้ไข Timeline ได้ตามต้องการครับ และในส่วนกิจกรรมด้านในขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรครับ ว่ากิจกรรมหรือวิธีการแบบไหนจะเข้าไปอยู่ในใจของพนักงานได้มากที่สุดครับ

ผมเล่าในสเกลเล็กนะครับ ผมเป็นผู้บริหารของบริษัทที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์ ที่มีเด็กรุ่นใหม่ที่เก่งๆ และอยู่กันอย่างอิสระมากๆ พอนึกภาพออกไหมครับว่าแต่ละคนก็จะวิธีการทำงานของตัวเอง ไม่ค่อยฟังใคร 

สิ่งแรกที่ผมทำคือ การพูดคุยกับระดับหัวหน้าของแต่ละแผนกครับ หาจุดที่แต่ละคนให้ความสำคัญที่สุด บางคนอยากให้งานดีขึ้น บางคนอยากได้เครื่องมือใหม่ๆ  เอาความเชื่อของทุกคนมาเชื่อมกับความเชื่อหลักขององค์กรที่ควรเป็นให้ได้ เมื่อ match แล้ว ให้สร้างโจทย์ที่ชัดเจน ว่าอยากเห็นอะไรเกิดขึ้นเป็นอย่างแรก เมื่อไหร่ อย่างไร แล้วทำทีละอย่างครับ จนมีความแข็งแรง ต้องอาศัยการติดตามเรื่องนี้เป็นประจำ เช่น ทุกสัปดาห์ต้องคุยกันว่า เรื่องนี้ถึงไหนแล้ว ต้องให้ทรัพยากรอะไรเพิ่มไหม ต้อง Coach ในการแก้ไขสิ่งใดบ้าง ไม่เกิน 2-3 เดือน จะได้ค่านิยม 1 อย่างที่ชัดเจนแน่ โดยเรื่องนี้ Influencer ของบริษัท ต้องเป็นผู้ Lead ครับ ทั้งผู้มีอำนาจในเลเวลต่างๆ และคนที่พูดอะไรแล้วคนคล้อยตามครับ