องค์กรจะปรับตัวและดูแลพนักงานอย่างไรในยุค New Normal ที่ต้อง Work from Anywhere ?

สถานการณ์โควิดตั้งแต่ในช่วงต้นปี 2563 ทำให้สถาบัน องค์กร บริษัทต่าง ๆ ในฐานะนายจ้างมีมาตรการในการรับมือกับวิกฤติที่ต้องเว้นระยะห่างทางสังคมไปจนถึงในช่วงที่พนักงานไม่สามารถมาเดินทางมาทำงานได้ กระแส Work from Home หรือ Work from Anywhere กำลังมาแรง หลายบริษัทกำลังพิจารณาให้สัดส่วนของแรงงานแบบไม่ต้องมาทำงานที่ Office หรือ Working site มีเพิ่มขึ้น

การ์ทเนอร์ (Gartner, Inc.) บริษัทวิจัยและให้คำปรึกษาชั้นนำของโลกผู้ให้ข้อมูลเชิงลึก คำแนะนำ และเครื่องมือต่าง ๆ แก่ผู้บริหารองค์กรได้แนะแนวทางเกี่ยวกับเรื่องนี้ไว้ 4 ประเด็นที่น่าสนใจ

1️⃣ แยกให้ออกว่างานหรือตำแหน่งงานใดทำจากที่บ้านได้
ไม่ใช่ทุกงานที่สามารถทำงานที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่จะทำให้องค์กรสามารถรู้ล่วงหน้าว่าจะมี  Workforce กี่ % ที่ต้องออกแบบเครื่องมือและการดูแลที่แตกต่างไปจากคนที่ทำงานออฟฟิศ การเริ่มต้นศึกษาข้อมูลและกำหนดตำแหน่งงานที่ทำจากบ้านได้นั้น ควรพิจารณาลักษณะธุรกิจ บริบทองค์กร (Context) วัฒนธรรมองค์กร (Culture) ร่วมกับการหาข้อมูล Benchmark จากภายนอกทั้งอุตสาหกรรมเดียวกันและต่างอุตสาหกรรม  มีข้อมูลล่าสุดที่น่าสนใจจากสภาดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมแห่งประเทศไทย ที่พูดถึงอาชีพที่เหมาะที่สุดสำหรับการทำงานในรูปแบบ Work from ตัวอย่างเช่น ผู้พัฒนาเว็บไซต์ (Web Developer) ผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ (Computer Support Specialist) ผู้ช่วยเสมือน (Virtual Assistance) ล่าม-ผู้แปล (Interpreter/ Translator) และที่ปรึกษา (Consultant)  ยังมีตัวอย่างอาชีพที่เหมาะสำหรับการทำงานในรูปแบบ Work from อีกมากมาย สามารถดูเพิ่มเติมได้ที่ลิงค์นี้  https://www.dct.or.th/news/detail/61

2️⃣ ระบุจำนวน-สัดส่วนต่อพนักงานและตำแหน่งงานว่าพนักงานกลุ่มใดที่สามารถทำงานจากที่บ้านได้ สิ่งที่ต้องพิจารณาต่อไปคือการปรับนโยบาย และแนวปฏิบัติหรือระบบงาน HR ต่างๆ ให้สอดคล้องตามไปด้วย เช่น การพิจารณาเรื่องการจ้างงานแบบใหม่ๆ ที่ยืดหยุ่น หากงานใดที่มีลักษณะเป็นการบริการ การสนับสนุนข้อมูลและสามารถส่งมอบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในอนาคตอาจเปิดโอกาสให้จ้างเป็นลักษณะ Part-time และออกแบบโครงสร้างของหน่วยงานนั้นให้คล่องตัว มีจำนวนพนักงานประจำเท่าที่จำเป็น (อัตราส่วน Full time employee มีผลโดยตรงต่อ People cost ขององค์กร พูดง่ายๆ คือทำอย่างไรให้ใช้คนน้อยแต่มีประสิทธิภาพสูง)
 

3️⃣ ทบทวนการจัด Facility และ Office Asset ต่าง ๆ ใหม่ให้เหมาะสม การใช้ประโยชน์ของพื้นที่สำนักงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น เพิ่ม Co-Working space หรือ conference room/corner เปลี่ยนเครื่องโทรศัพท์พื้นฐานประจำตัวบุคคลเป็นระบบการประชุมทางไกล จัดให้มี Share-point หรือพื้นที่ส่วนกลางในการจัดการข้อมูลและติดต่อสื่อสารกันระหว่างพนักงาน การพิจารณาลงทุนกับระบบการประชุมทางไกลพื้นฐานขององค์กร (ที่มั่นใจว่าพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้จากที่บ้านและยังคงเก็บรักษาข้อมูลขององค์กรไว้อย่างมีประสิทธิภาพ) 
 

4️⃣ พิจารณาปรับ Benefit Program บางอย่างให้มีความเหมาะสมและดึงดูด เพื่อให้กลุ่มพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความสุข เช่น Healthcare center รับปรึกษาปัญหาสุขภาพผ่านระบบ Robotic  สวัสดิการ Pre-order ยารักษาโรคบางตัวกรณีเจ็บป่วยพื้นฐานและมีบริการส่งยาถึงบ้าน เป็นต้น

5️⃣ ออกแบบเกณฑ์ประเมินผลงานแบบสะท้อนผลลัพธ์ (Design outcome-based parameter)
จากกรอบแนวคิดการตั้งเป้าและการวัดผลในสถานการณ์ที่พนักงานยังมาทำงานที่ออฟฟิศ ภายใต้การติดตามและการดูแลจากหัวหน้างานที่เห็นทั้ง “ผลงาน” และ “พฤติกรรม” ระหว่างการทำงาน จะถูกเปลี่ยนไปเป็น “เห็นแต่ผลงาน” เท่านั้น คำถามที่ตามมาคือจะวัดผลงานอย่างไร คำตอบแสนจะเบสิคก็คงจะเป็น “วัดจากสิ่งที่ต้องทำให้เห็นออกมาเป็นรูปธรรม”

6️⃣ บริหารผลงานและการรักษา Motivation and Engagement
ผู้บริหารองค์กร หัวหน้างาน และ HR มีบทบาทสำคัญในการร่วมกันรักษาสมดุลย์ระหว่าง “งานได้ผล” และ “คนเป็นสุข” + “คนพัฒนาขึ้นและทำผลงานได้ดีขึ้น”  โดยต้องมีแนวทางการบริหารมิติสำคัญทั้ง 3 เรื่องอย่างสอดคล้องเหมาะสมได้แก่

✔️ มิติของการจัดกลุ่มหรือแบ่งลักษณะการทำงานของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นกลุ่ม Work from Anywhere (WFA) , Hybrid (ทำงานทั้งที่ออฟฟิศและที่อื่นๆ ) และพนักงานที่ทำงานจาก Office 

✔️ มิติของการกำหนดและออกแบบเกณฑ์การประมินผลงานเครื่องมือหรือระบบในการสื่อสารและการให้ Performance Feedback 

✔️มิติของการทบทวนนโย บายด้านคน จัดหาเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสม เช่น การดูแลเรื่องสุขอนามัยและความสะอาด การบริหารจัดการเวลาการทำงานที่สมดุลย์ สวัสดิการที่ยืดหยุ่นและดึงดูด เป็นต้น
 
แท้ที่จริงแล้วเมื่อกลับมามองที่พื้นฐานของการบริหารงานคือ “การบริหารคน” ให้ “มีใจอยากทำงาน” และ “ทำงานออกมาได้ดี” นั่นเอง ไม่ว่าจะอยู่ในบทบาทของหัวหน้างานหรือ HR ลองพิจาณาความเป็นไปได้ของการปรับรูปแบบการประเมินผลงานสำหรับ Remote workforce จาก approach ที่กล่าวข้างบน โดยพิจารณาถึงข้อจำกัดและความท้าทายที่อาจจะเกิดขึ้น เครื่องมือหรือเทคโนโลยีที่ support แล้วเริ่มมาลองเริ่มเตรียมข้อมูลสำหรับ การประเมินกลางปีที่จะถึงนี้กัน