ทำไมเราถึงต้องเปรียบเทียบข้อมูลการลา การขาดงานของพนักงาน อัตราการเข้าออกพนักงานด้วยครับ

ต้องดูถึงวัตถุประสงค์เป็นสำคัญครับ

ข้อมูลการลาประเภทต่างๆ ตั้งแต่ลาป่วย ลากิจ จนกระทั่งลาออก จริงๆแล้วมีความสำคัญในการพัฒนาองค์กรในหลากหลายแง่มุม เพียงแต่ปัจจุบันองค์กรมักให้ความสนใจกับงาน operation ในชีวิตประจำวัน และทิ้งตัวเลขหรือข้อมูลการลาไว้โดยที่รู้สึกว่าไม่เป็นประโยชน์อะไรใดๆและเปลืองพื้นที่การเก็บ 

ซึ่งแท้จริงแล้ว องค์กรแนวหน้าของโลกที่เน้นการทำ Big Data ดึงข้อมูลเหล่านี้มาใช้เพื่อค้นหา business insights ในหลายด้าน เช่น นำตัวเลขการลาออกมา match กับสายงาน ดูว่าอยู่ในสายอาชีพอะไร ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อสรุปหลายๆอย่างที่เป็นประโยชน์ได้ เช่น หากพนักงานที่ลาออกมักเป็นสายงานวิศวกร เราอาจต้องศึกษาต่อว่าเพราะอะไรถึงเป็นสายวิศวกร ทำไมสายงานอื่นตัวเลขจึงไม่สูง อาจเป็นเพราะตลาดแรงงานที่ขาดและค่าแรงที่สูงขึ้น เราอาจพบว่าองค์กรเราจ่ายต่ำกว่าตลาด สิ่งที่ค้นพบนี้ถือเป็น business insights เพื่อนำไปปรับปรุงพิจารณาตัวเลขเงินเดือนตามความเหมาะสมต่อไปได้ หรือหากมีการนำตัวเลขขาดลา หรือลาออก เทียบจำนวนต่อหัวหน้างาน อาจพบว่ามีปัญหาเรื่องของ leadership ก็เป็นได้ เช่นหากพบว่า แผนกวิศวกร สายงาน A ภายใต้หัวหน้างาน ก มีการขาดงานมากกว่า วิศวกรในสายงาน B C D ที่อยู่ภายใต้หัวหน้างานคนอื่นที่ไม่ใช่ ก นั่นก็อาจเป็นเหตุให้องค์กรต้องวิเคราะห์หาสาเหตุต่อไปว่า ทำไม หากเป็นเรื่องของ leadership skill ของหัวหน้า ก ทาง HR หรือผู้เชี่ยวชาญอาจจะต้องพิจารณาหาหนทางปรับปรุงหรือพัฒนา leadership skill ให้กับหัวหน้าคนนั้นๆต่อไป

ถึงแม้ว่าการจัดเก็บและการวิเคราะห์ที่ว่ามาจะดูเหมือนเป็นการเพิ่มงานหรือทำให้เสียเวลาในการทำงาน แต่ในปัจจุบันองค์กรใหญ่ๆกลับให้ความสำคัญมาก เพราะการขาดลา จนกระทั่งการลาออกนั้นมีความสัมพันธ์กับต้นทุนองค์กร ไม่ว่าจะเป็นต้นทุนเรื่องการสรรหาบุคลากร ต้นทุนการจัด training, on-boarding และอื่นๆ อีกมากมาย ดังนั้นหากมีการนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์ก็จะช่วยให้เข้าใจสถานะองค์กรได้ดีขึ้น และสามารถแก้ไขปรับปรุงหรือพัฒนาได้ตรงจุด ทั้งนี้ยังเป็นการเสริมสร้างในเรื่อง Organization Health และ Employee Engagement อีกด้วย อย่างไรก็ดี ในองค์กรขนาดเล็กที่ไม่ได้มีระบบในการจัดการ Big Data ก็สามารถใช้ Pivot หรือโปรแกรมง่ายๆอย่างบน Spreadsheet ในการ match ข้อมูลเพื่อหาความสัมพันธ์และนำไปสู่ Business Insights ได้เช่นกัน 

ประโยชน์ที่บริษัทได้รับจากการเปรียบเทียบการลา ขาดงาน และเข้าออก

1. ใช้เพื่อตัววัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน (Performance Management) ว่าพนักงานมีประสิทธิภาพในการทำงานเพียงพอต่อการทำงานในตำแหน่งนั้นๆ  รวมถึงเป็นตัวชี้วัดผลงานประจำของพนักงานได้ด้วย เช่นการกำหนดเป้าหมายของพนักงานว่ามีผลต่อปรับประจำปีและโบนัส

2. ใช้เพื่อการวัดการวางแผนกำลังคน  (Workforce planning) ซึ่งทำให้เห็นกำลังพลในตำแหน่งงานนั้นเพียงพอหรือไม่ หากพนักงานต้องขาดลาบ่อยๆ นั่นทำให้เห็นว่าแผนกนั้นมีอัตรากำลังพล (Manpower) เกินไปหรือไม่ หากพนักงานในแผนกมีการลาบ่อยๆ แล้วพนักงานอื่นต้องรับภาระงาน (Workload) ของคนที่ขาดงานบ่อยหรือไม่ หากไม่มีการับภาระงานเพิ่มแสดงว่า ตำแหน่งงานนั้นอาจไม่ได้จำเป็นของแผนกนั้นก็ได้ ซึ่งส่งผลต่อการวางแผนอัตรากำลังของปีถัดๆ ไปอีกด้วย

3. ใช้เพื่อเป็นเครื่องมือวัดความผูกพันองค์กร (Employee engagement) ซึ่งผลวิจัยส่วนใหญ่เชื่อว่า การที่พนักงานลา หรือขาดงานบ่อยๆ มาจากความผูกพันองค์กรที่น้อย ซึ่งหากพนักงานที่มีความผูกพันองค์กรสูงจะทำให้การขาดลาน้อยลงไปด้วย ซึ่งจุดนี้เองทาง HR อาจจ้องเข้าไปวินิจฉัยองค์กรด้วยว่า สาเหตุใดที่ทำให้พนักงานไม่อยากมาทำงาน อาทิ สถานที่ทำงาน อุปกรณ์การทำงาน หรือหัวหน้างาน

4. ใช้เพื่อการวัดทักษะหัวหน้างาน (Leadership skill) ซึ่งการที่หัวหน้าขาดทักษะในการควบคุมแผนกหรือทีมงาน ทำให้ทีมมีการขาดงานหรือลาบ่อย ซึ่งเป็นผลมาจากหัวหน้าที่ขาดการเอาใจใส่ทีมหรือไม่ ทำให้นโยบายของบริษัทไม่สามารถบังคับใช้งานได้ ซึ่งจุดนี้เองทาง HR ต้องเข้าไปตรวจสอบและรีบช่วยในการเติม Skill เหล่านี้ด้วย

5. ใช้เพื่อวัดการบริหารจัดการทีมของหัวหน้างาน (Management Skill) ซึ่งจากการขาดลาบ่อย รวมถึงการลาออกของพนักงาน บางทีอาจเกิดการบริหารจัดทีมของหัวหน้างานที่ไม่สามารถกระจายงานได้เท่าเทียมหรือเกินการเมืองภายในแผนกทำให้พนักงานที่เข้ามาต้องลาออกเป็นจำนวนมาก ดังนั้นทาง HR เองก็สามารถเข้าไปช่วยในการตรวจสอบแผนกทีมมีปัญหา รวมถึงควรจะทำการสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก (Exit Interview) เพื่อตรวจสอบการลาออกของพนักงานว่าเกิดจากการบริหารทีมหรือไม่

6.ใช้เพื่อปรับนโยบาย (Policy) ขององค์กร ซึ่งสถิติการลาหรือขาดงานเองนี้เอง อาจเป็นตัวบ่งชี้ว่า ระบบการลาของบริษัทยุ่งยาก หรือไม่เพียงพอหรือไม่ ซึ่งทาง HR เองควรเปรียบเทียบให้รอบด้านหากพบว่าไม่เพียงพอก็ควรนำเสนอผู้บริหาร แต่หากมองว่าเพียงพอแล้ว อาจต้องไปปรับกฏระเบียบให้รัดกุมมากขึ้น หรือ จริงจังมากขึ้น เพื่อให้พนักงานรู้สึกกฎระเบียบ แต่ต้องอยู่ภายในกฏหมายแรงงงานด้วยนะครับ

7.ใช้เพื่อเปรียบเทียบฤดูการเข้าออกของพนักงาน (Seasonal turnover) ซึ่งจะเป็นประโยชน์กับการสรรหามาก เพราะเราจะรู้ช่วงการลาออกของพนักงาน รวมถึง HR เองสามารถเตรียมพร้อมหาพนักงานใหม่ได้ทันก่อนจะถึงเวลา อีกทั้งสามารถเปรียบเทียบตำแหน่งงานที่พนักงานลาออกกับบริษัทในกลุ่มเดียวกันได้อีกด้วยครับ

นอกจากนี้หากเราดึง Data แล้วนำมาเปรียบเทียบเราอาจจะเห็นอะไรเพิ่มจากข้อมูลจริงของบริษัทนอกเหนือจากที่บอกก็ได้ครับ เพราะอาจเห็นได้ถึงมิติอายุ อายุในงาน ตำแหน่ง เมื่อเทียบกับพนักงานทั้งองค์กรและอาจวิเคาะห์ข้อมูลนอกเหนือจากที่กล่าวมาอีกด้วยครับ"

การเปรียบเทียบข้อมูลการขาดลา การขาดงานของพนักงาน อัตราการเข้าออกพนักงานทำให้ HR ได้ประโยชน์ในสองประเด็นหลักๆ ต่อไปนี้

ประเด็นที่1 ในเรื่องการประเมินผลการปฎิบัติงาน เพราะส่วนประกอบที่นำมาใช้ในการประเมิน ควรมีทั้งสองส่วน ทั้งการปฎิบัติงานตาม KPI (performance) และอัตราการเข้างาน ( attendance ) ควบคู่กัน

ตามหลักการของ การประเมินผลงาน ตัวเลขอัตราการเข้างานช่วยทำให้บริษัทมีข้อมูลในเชิงพฤติกรรมของพนักงาน ทำให้ประเมินผลงานได้อย่างถูกต้องและพิจารณาการให้ผลตอบแทนอย่างยุติธรรม เช่น การขึ้นเงินเดือนประจำปี

ประเด็นที่ 2 อัตราการเข้าออกของพนักงานยังบอกเป็นตัวชี้วัดการทำงานของฝ่าย HR และสะท้อนนโยบายของฝ่ายบริหาร ทั้งการ สรรหาพนักงานให้เหมาะสมกับตำแหน่งนั้นตลอดจนการดูแลในระหว่างทดลองงาน มีการอบรมให้แนวทางการทำงานตามนโยบายของฝ่ายบริหาร และดูแลไปจนถึงการจัดสรรสวัสดิการที่เหมาะสม การจ่ายค่าตอบแทน การให้รางวัล และการสร้างแรงจูงใจในการทำงาน

เพราะการที่พนักงานตัดสินใจลาออกจากองค์กร พนักงานคนนั้นอาจมีแรงจูงใจในเรื่อง ผลตอบแทน ความก้าวหน้าในอาชีพ ระบบการทำงานที่ตอบโจทย์พนักงาน และ สภาพแวดล้อมที่ดีกว่าเดิม

ดังนั้น ประโยชน์ของการเปรียบเทียบข้อมูลดังกล่าว ทำให้ฝ่ายHR ได้ปรับปรุงกลยุทธ์ในการคัดสรรบุคลากรที่เหมาะสมกับตำแหน่งต่อไปในอนาคต โดยใช้วิธีการต่างๆ ในการรักษาคนให้อยู่กับองค์กร ลดอัตราการเข้าออก ลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานคนใหม่ และ ทำให้งานของแต่ละฝ่ายก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อมูลการเปรียบเทียบข้อมูลการลา การขาดงาน อัตราการเข้า-ออก ที่ดำเนินการต้องการนำใช้ประโยชน์ในด้านใดต้องบอกให้ได้ก่อน เช่น เพื่อดำเนินการในการประเมินผล, เพื่อหาเหตุผลของปัญหาของแต่ละหน่วยงาน,หรือเพื่อใช้ในการวางแผนพัฒนาด้านสวัสดิการจูงใจการทำงาน แล้วเราจะอธิบายประโยชน์และมีวิธีการทำข้อมูลเพื่อวิเคราะห์ให้กับ HR หรือผู้บริหารได้อย่างเหมาะสม