อยากใช้เรื่องของตัวเลขและสถิติกับงาน HR ในการบริหารงานทรัพยากรบุคคล ควรเริ่มต้นยังไงดีครับ

อาจดูเพิ่มในเรื่องของโครงสร้างองค์กรว่ามีความซับซ้อนเพียงใด โอกาสในการแสดงความคิดเห็นเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในการพัฒนาคน พัฒนางานด้วยครับ

การนำตัวเลขและสถิติในงาน HR มาใช้ประโยชน์ถือเป็นการทำ Data Analytics ประเภทหนึ่ง ไม่ว่าจะซับซ้อนไปถึงระดับการเขียนโปรแกรมหรือเพียงแค่เอามาใช้ spreadsheet ทำกราฟเพื่อดูสถิติแบบ historical data ดูความถี่ frequency แบบง่ายๆ ต่างก็สามารถสร้าง business insights ได้ทั้งนั้น

ที่ผ่านมาหลายองค์กรเก็บสถิติ แต่ไม่เคยนำตัวเลขหรือข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ เช่นข้อมูลการลาออก อย่าง exit survey ข้อมูลจำนวนที่ผู้สมัครปฏิเสธการเสนองาน (success candidates turning down offer offers) ทำให้เป็นการเสียเวลาและเปลืองทรัพยากรในการจัดเก็บ และหลายครั้งที่ข้อมูลเหล่านี้ไม่ถูกนำมาใช้ประโยชน์ จึงไม่เห็นความสำคัญและทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระบบ เมื่อจะนำมาใช้ประโยชน์จึงยากต่อการใช้งาน
ดังนั้นหากต้องการควบคุมประสิทธิภาพขององค์กรผ่านทาง HR data analytics ควรเริ่มดังนี้

1. ดูว่า ต้องการใช้ HR Metrics ตัวไหน เพื่อประโยชน์อะไร เช่น การดูสัดส่วนของ turnover rate ต่อ manager เพื่อวัดความพึงพอใจของ Leaders ในองค์กร เป็นต้น

2. ตรวจสอบระบบการจัดเก็บข้อมูลว่าง่ายต่อการดึงมาใช้งานหรือไม่ และข้อมูลที่จัดเก็บดังกล่าวเพียงพอที่จะ สามารถสร้าง Metrics ในข้อ1 หรือไม่ เช่น หากต้องการดูความพึงพอใจของ Leaders ในองค์กรผ่านทาง turnover rate ต้องดูว่าได้จัดเก็บข้อมูลเพียงพอหรือไม่ กล่าวคือ การทำ exit survey ได้มีการถามหรือคำตอบที่เกี่ยวข้อกับ leader ที่เป็นปัจจัยในการลาออกหรือไม่ จำนวนคนลาออก (turnover rate) มีการแยกประเภทมากน้อยเพียงไร (เช่น ตามแผนก ตามอายุ ตามอายุงาน เป็นต้น) และข้อมูลอื่นใดที่มีความสัมพันธ์ในการนำมาทำ metrics ที่ต้องการ

3. พยายามดูแหล่งข้อมูลหรือตัวเลขอื่นๆที่มีในองค์กรเพื่อเชื่อมโยงความสัมพันธ์ เช่น employee engagement ว่ามีข้อมูลสอดคล้องกันกับ metrics ที่วัดอยู่หรือไม่ ถ้าผลมีความสอดคล้องกัน นั่นก็เป็นการชี้ชัดถึงปัญหาในจุดนั้นๆให้ชัดเจนขึ้น และจะสามารถจัดลำดับความสำคัญในการแก้ปัญหา (prioritize) ได้อย่างทันเหตุการณ์ 

จริงๆแล้ว ปัจจุบันในหลายๆองค์กรใหญ่ที่มีแผนก HRIS (HR Information System) ก็พัฒนาจากข้อมูลที่ตนเองมีและ transform งานที่มีให้มีความเป็น data analytics มากขึ้น ส่วนองค์กรเล็กๆที่ไม่มี HRIS แต่มี HR กลุ่มหนึ่งที่ต้องทำงานทุกอย่าง ก็สามารถใช้ Data Analytics เพื่อทำ business insights ด้วยเครื่องมือแบบง่ายๆ อย่าง spreadsheet ที่กล่าวมาข้างต้นได้เช่นกัน