HR สามารถส่งสำเนา Job Description ให้ผู้สมัครเก็บไว้ได้ใช่ไหมครับ

สามารถทำได้ และดีเลยครับเพราะพนักงานจะได้เข้าใจในบทบาทของตนเอง เรื่องของ JD ไม่ได้มีข้อห้ามใดๆ

ปกติจะไม่ได้ให้ค่ะ แต่ถ้าพนักงานต้องการ ให้ตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสารอีกรอบ ว่ามีข้อมูลใดใน JD ที่ทาง HR และหัวหน้างาน รวมทั้งผู้บริหารมองว่าต้องการปิดเป็นความลับ (Confidential) หรือไม่
ส่วนตัวคิดว่าควรให้ไว้ค่ะ ข้อดีคือพนักงานสามารถนำกลับมาดูเพื่อประเมินและพัฒนาตนเองเพื่อทำงานให้ตอบโจทย์ตำแหน่งงานได้ดีขึ้น
แต่อาจจะมีข้อเสียในกรณีที่พนักงานนำไปเผยแพร่สู่สาธารณะ โดยไม่ได้สื่อสารกับทางบริษัทไว้ก่อน

ทำได้และควรทำมากๆค่ะ จากที่ได้เห็นสัญญาจ้างมาหลากหลายบริษัท และหลากหลายสัญชาติ มีหลายๆบริษัทใส่ Job description ต่อจากค่าจ้าง ในสัญญาจ้างเลย
 และจากประสบการณ์การทำงานใน HR Outsourcing Services พบว่า ทางบริษัท Outsourcing Services และบริษัทลูกค้าที่มาใช้บริการครบวงจร โดยให้ทางเราออกสัญญาจ้างให้ ได้กำชับให้แนบ Job description อีกแผ่นต่อจากสัญญาจ้างและมีช่องให้ลูกจ้างลงชื่อรับทราบด้วย โดยจะต้องทำเป็น Original และ Copy ให้เก็บได้ทั้งนายจ้างและลูกจ้าง เพื่อยืนยันจุดประสงค์และความคาดหวังระหว่างลูกจ้างและนายจ้าง
 ข้อดีคือความเข้าใจที่ตรงกันทั้งสองฝ่าย และในระยะยาวสามารถใช้เพื่อประเมินภาระหน้าที่ ที่จะจัดสรรบุคลากรที่จะใช้ในแต่ละแผนกได้อย่างเหมาะสมทั้งความมีประสิทธิภาพในการทำงาน (Productivity), การลดค่าใช้จ่าย(Cost reduction) และการจัดการเวลา (Time management) ในแต่ละคน แต่ละแผนก และแต่ละ project โดยรับ feedback(Stay & Exit Interview) จากลูกจ้างและผู้จัดการแผนกนั้นๆ เพื่อจัดสรรบุคลากรในระยะยาวได้
 ข้อเสียคือ หากมีการมอบหมายงานนอกเหนือจาก Job description จะทำให้มีปัญหาเกิดขึ้นในความคิดและความเป็นอยู่ของลูกจ้างแน่นอน
 จึงเป็นเหตุผลที่หลายๆบริษัทมักจะใส่คำว่า And other assigned by supervisor/manager เพื่อไม่ให้ลูกจ้างปฏิเสธงานที่ได้รับมอบหมายได้
 ทั้งนี้ทั้งนั้น อยากให้แจ้งหน้าที่ทั้งหมดทั้ง direct tasks และ non-direct tasks ตั้งแต่กระบวนการสัมภาษณ์ เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
 เช่น ตำแหน่ง Digital Marketing แต่ละที่ทำงานไม่เท่ากัน หากจัดการเรื่อง online marketing และงานoperationsหลังบ้านใน media ต่างๆ 
 แต่หากมีบางครั้งที่ต้องออก event ไปกับทีม offline marketing ด้วย ควรแจ้งตั้งแต่ตอนสัมภาษณ์ มิเช่นนั้น ลูกจ้างสามารถปฏิเสธงานที่ไม่ได้อยู่ใน job description ได้ เป็นต้น

JD เป็นเอกสารที่เผยแพร่ Public ได้เมื่อมีการรับรองจากผู้ว่าจ้างและ/หรือหัวหน้างานแล้ว ดังนั้นถ้าอยู่ในขั้นตอนการหาผู้สมัครแล้วสามารถส่งให้ Candidate ได้ครับ ไม่ว่าจะระบุเงินเดือนหรือไม่ก็ตาม

ข้อควรระวัง: 
-JD ควรจะกลั่นกรองและมีการพูดคุยกับหัวหน้างานเพื่อให้สื่อความได้ชัดเจนที่สุดก่อนที่จะ Public ออกไป ทั้งหน้าที่ความรับผิดชอบที่ต้องทำ ไม่ต้องทำ รวมไปถึงหน้าที่ทางอ้อม
-Qualifications ไม่ควรใส่เกินความจำเป็นยิ่งเยอะยิ่งดี ถ้าทำแบบนั้นจะยิ่งลดจำนวนผู้สมัครให้น้อยลง และ/หรือ ได้ผู้สมัครที่ไม่ตรงมากขึ้น