ฝ่ายบุคคลจะเริ่มเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างไร มีอะไรที่เราต้องคำนึงถึงบ้าง

องค์กรเราต้อง Change ให้ HR ไปทำมา…

        องค์กรเราต้อง Change ให้ HR ไปทำมา…เป็นโจทย์ที่ฝ่ายบุคคลช่วงหลังๆ จะได้รับโจทย์ให้ทำ Change จนบางทีฝ่ายบุคคลก็ยังงง ซึ่งเป็นโจทย์จากฝ่ายบริหารมาแบบกว้างมาก ว่าองค์กรของเราต้องเปลี่ยน แล้วเปลี่ยนอะไร ธุรกิจหรอ? ก็ไม่น่าจะใช่ คนหรอ? หรือว่าจะใช่ แต่ที่แน่ๆ คือถ้าโจทย์มาถึงฝ่ายบุคคลแล้ว ส่วนใหญ่คือโจทย์การเปลี่ยนทางพฤติกรรม (Behavior) ของพนักงานเพื่อให้สามารถขับเคลื่อนไปกับธุรกิจนั่นเอง เพราะภาพของการจัดการความเปลี่ยนแปลง (Change  Management) ได้ถูกขับเคลื่อนทางธุรกิจมาจากฝ่ายอื่นๆ แล้วเช่นกัน

        แต่คือแบบแล้วอย่างนี้ ฝ่ายบุคคลเริ่มจากอะไรดีหละ ทางฝ่ายบุคคลอาจเริ่มเข้าดูการเปลี่ยนแปลงคือ ณ ปัจจุบัน องค์กรของเรากำลังจะเปลี่ยนไปเป็นอะไร ทำอะไร มี Vision  Mission รวมถึง Culture อย่างไร ลองเขียนหรือสรุปภาพในปัจจุบัน (Current) และสิ่งองค์กรของเราจะไป (To be) แล้วลองนำมาวิเคราะห์ตามหัวข้อดังนี้ครับ 

1. โครงสร้างองค์กร ว่ามีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง ลำดับชั้นเยอะเกินไปหรือไม่ มีโครงสร้างหรือแผนกน้อยเยอะเกินไปหรือไม่ ถ้าคำตอบคือ ไม่ ฝ่ายบุคคลต้องเข้าไปคุยกับฝ่ายบริหารและ Line Manage เพื่อปรับโครงสร้างเพื่อสอดคล้องกับธุรกิจที่เราจะไปครับ เช่น เรากำลังจะเพิ่มทำธุรกิจขายสินค้า Online platform ก็มาดูว่าเราจะสร้างโครงสร้างเพิ่ม ต้องเพิ่มตำแหน่งใดบ้าง แต่โครงสร้างไหนที่กำลังจะหายไป และเราจะเตรียมการรองรับอย่างไร

2. กลยุทธ์ ว่ามี Vision Mission ที่มีทิศทางชัดเจน หรือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่ ถ้าฝ่ายบุคคลมอง Vision Mission มันไม่สอดคล้องเราอาจทำอะไรมากไม่ได้ได้ครับ เพราะบางที Vision Mission นั้นได้ออกมาจากฝ่ายบริหาร กรณีที่ฝ่ายบุคคลสามารถคุยกับฝ่ายบริหารได้อาจแจ้งให้วาง Vision Mission ใหม่ ซึ่งอาจจะร่วมกับแผนก Strategy หรืออำนวจการจัด Workshop เพื่อปรับเปลี่ยน หรือหากมองว่าบริษัทไม่มีอาจจ้างบริษัทที่ปรึกษา (Consult) มาช่วยสกัดก็ได้ครับ

3. กระบวนการทำงาน ว่ามีความซับซ้อนเกินไป มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยงานทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่ ทิศทางในอนาคตเราจะมีเทคโนโลยี หรือการหาบริษัทที่ปรึกษาอะไรเข้ามาใช้ และมีผลต่อการจ้างงานหรือการลด Man hour ซึ่งส่งผลต่อการแผนกำลังคน (Workforce Plan) ต่อไปได้ 

4. กระบวนการตัดสินใจ มีระดับขั้นตอนเยอะหรือไม่ ระบบการอนุมัติและตัดสินใจ รวมถึงการกระจายอำนาจ เหมาะสมกับองค์กรของเราในขณะนี้หรือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่ เราอาจทำการปรับระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น (Lean process) ถ้าให้เข้าใจคือการปรับตัวอำนาจดำเนินการของบริษัทให้สอดคล้องกับการอนุมัติ

5. เทคโนโลยี ที่เราใช้ปัจจุบันนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่ ไม่ต้องหาเทคโนโลยีอะไรมาทดแทนหรือเพิ่มความสามารถในการทำงาน ถ้าคำตอบคือไม่ ทางบริษัทยังไม่มีนโยบายการทำ Digital transformation เราอาจจะพัฒนาคนของเราเองให้เตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงไปก่อน แบบไม่ต้องรีบร้อนครับ เช่น การอนุมัติการขาดลามาสายแบบออนไลน์ หรือ การสร้างกลุ่ม Line ในการสื่อสาร และให้ข้อมูลเพื่อเตรียมความพร้อมกับเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงครับ 

6. บุคลากร พนักงานและผู้บริหารมีเพียงพอต่อการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ มีทักษะความรู้ต่อการเปลี่ยนแปลงในอนาคตหรือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่ เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญของบุคคลมากครับ ที่ต้องพัฒนา อบรม หรือสร้างกระบวนการเรียนรู้การเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน เพื่อให้พร้อมรับมือการเปลีย่นแปลงที่จะเกิดขึ้น เช่นการสร้างหลักสูตรอบรม Change Management สร้าง Change agent หรือการจัดกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อกระตุ้นให้พัฒนาทราบว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง อาทิ Town Hall, CEO Talk เป็นต้นครับ

7. วัฒนธรรมองค์กร ปัจจุบันวัฒนธรรมองค์กรของเรามีความเหมาะสมต่อการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่ ในฐานะฝ่ายบุคคลอาจใช้ Model ต่างๆ เช่น culture canvas, Leadership model เข้ามาวิเคราะห์ดูครับ ว่าผู้บริหารและพนักงานเราเป็นไปตามวัฒนธรรมองค์กรที่เราต้องการหรือไม่ครับ โดยเราอาจจัด Workshop ร่วมกับพนักงานและผู้บริหารเพื่อสกัด วัฒนธรรมองค์กรร่วมที่เกิดขึ้น ณ ปัจจุบัน และสิ่งที่องค์กรอยากให้มีครับ แล้วจัดทำแผนพัฒนา หรือ Culture Journey ต่อไปครับ
จากคำถามทั้ง 7 ข้อ ถ้าคำตอบส่วนใหญ่ว่าใช่ ขอแสดงความยินดีฝ่ายบุคคลไม่ต้องเหนื่อยมากครับ แต่ถ้าคำตอบคือ ไม่ เป็นส่วนใหญ่ก็มาหาทางจัดการความเปลี่ยนแปลง (Change  Management) กันตามที่แนะนำดูครับ