บริษัทควรพิจารณาเพื่อเปลี่ยนหรืออัพเกรดคอมพิวเตอร์ของพนักงานอย่างไร

เราเป็นบริษัทขนาดกลางที่ต้องคำนวนค่าใช้จ่ายอย่างเคร่งครัด แต่มีประเด็นตอนนี้คือพนักงานต้องการเปลี่ยนคอมพิวเตอร์ (ใช้มาแล้วประมาณ 2 ปี) ในสายงานเกี่ยวกับการตัดต่อวีดีโอ โดยให้เหตุผลว่าจะช่วยให้การทำงานสะดวกสบายขึ้น แต่หลังจากที่เราศึกษาแล้วพบว่าประสิทธิภาพของสินค้าไม่ได้ต่างจากตัวที่บริษัทมีอยู่เดิมมากนัก และบริษัทก็มีนโยบายตรวจเช็คสภาพอุปกรณ์ของบริษัทให้สมบูรณ์เสมอ จึงมั่นใจเรื่องความเหมาะสมต่อการใช้งานได้ 

อย่างไรก็ตามอยากถามว่าการวางนโยบายเกี่ยวกับอุปกรณ์ไอทีของบริษัทควรตั้งอยู่บนแนวคิดแบบไหน หรือควรพิจารณาจากอะไรบ้าง เพราะปัจจุบันเทคโนโลยีเปลี่ยนไปไว การตั้งนโยบายที่ฟิกซ์เอาไว้ (เช่นเปลี่ยนทุก 3-4 ปี) อาจช้าเกินไป ยิ่งถ้าบริษัทไม่มีฝ่ายไอที การจะศึกษาเรื่องนี้เองเป็นสิ่งที่ยากมาก ดังนั้นจึงอยากได้คำแนะนำค่ะ